Потери рабочего времени на предприятии
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потери рабочего времени на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рабочее время – это часть трудового дня, арендованная работодателем. В противовес личному времени рабочее время специалиста используется для решения текущих задач в организации, исполнения им прямых должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Это определяется договором, работодатель платит работнику за время, которое идентифицируется как трудовой день.
Виды потерь рабочего времени
Эффективное устранение потерь рабочего времени начинается с понятия «показатели потерь», именно их нужно выявить и посчитать. Для этого необходимо знать, какой типологически может быть потеря времени в организациях за трудовой день. Существует несколько типологий для понятия «потеря трудового времени штатным работником». В масштабе показатели потерь рабочего времени могут быть такими:
- Плановые (нормируемые). Это такие потери актуального рабочего времени в организациях, которые учтены руководством и внесены в план. К примеру – если один сотрудник заболел, его работа распределяется среди наиболее компетентных работников. Это тоже приводит к нерациональным затратам времени, но зато работа не останавливается. Таково наиболее рациональное тактическое решение. Также примером могут служить дополнительные перерывы, регламентированные уставом компании.
- Внеплановые (ненормируемые). Такие потери рабочего времени на предприятиях относят к акцентированно-непродуктивным, их трудовой устав и структура дня не предусматривают. Такими потерями рабочего времени как раз является общение в мессенджерах, просмотр фильмов, затянувшийся обеденный перерыв. Для сокращения потерь рабочего времени данного типа вводится специализированная система контроля (о ней ниже).
Для эффективного сокращения потерь рабочего времени важно понимать, о каких именно утратах мы говорим. Что стало их предпосылкой, как они влияют на работоспособность сотрудников? Качественная оценка ситуации для рассмотрения трудовых потерь учитывает еще одну типологию:
- Внутрисменная потеря. Время сотрудника за трудовой день использовано непродуктивно лишь частично. Например, он часто ходил курить, общался с коллегами у кулера отнюдь не по рабочим темам. Внутрисменное потерянное время нужно обязательно выявить и пресечь подобные действия в будущем.
- Целодневная потеря. В этом случае потеряны все или почти все часы сотрудника за трудовой день. То есть работа не была выполнена в принципе. Чаще всего такая потеря времени сотрудника обуславливается глобальными сбоями в бизнес-процессах. К примеру – не было поставки сырья или критически важный кадр внезапно уволился.
Для минимизации потерь и непроизводственных затрат рабочего времени нужно сначала выявить их причину. Необходимо понять, почему произошла утрата, на что были в итоге израсходованы рабочие часы. Причину нужно устранить в любом случае, но если трудовой день рабочих был скорректирован не по их вине, несправедливо применять к ним санкции.
С точки зрения структуры потенциальных потерь рабочего времени сотрудников, предпосылки всех потерь за трудовой день можно разделить на три группы:
- Законодательно-нормативные. К этому виду потерь относят все потери за трудовой день, обусловленные факторами и состояниями в соответствие с нормативно-правовыми документами. К таковым можно отнести, например, больничный, декрет и отпуск.
- Обусловленные производственной необходимостью. Внезапная поломка оборудования, брак, отключение электричества в течение длительного периода, командировки сотрудников – примеры таких причин. Их достаточно легко выявить и провести исследование.
- Нарушение трудовой дисциплины. Потери рабочего времени на предприятиях, относящиеся к этому типу, часто определяют, как «человеческий фактор». Это те самые прогулы и мессенджеры. Сокращение потерь рабочего времени за счет нивелирования человеческого фактора – главный аспект в ликвидации простоев за трудовой день в целом.
Что такое и причины возникновения
Согласно классическому определению, под потерями понимаются отрезки рабочего времени, не потраченные на выполнение производственного задания или регламентированные перерывы. Наибольшую актуальность исследование этой темы имело в советский период, в условиях перманентных производственных соревнований. Тогда в качестве главной причины изучаемого явления рассматривалось недобросовестное отношение работника к труду, проявляющееся в таких проступках, как опоздания, прогулы, посторонние занятия в течение смены, порча или нерациональное использование сырья или оборудования и пр. В настоящее время подход к пониманию причин временных утечек изменился. В первую очередь это связано с появлением новых профессий, отличающихся сложностью и многообразием рабочих функций и, как следствие, многозадачностью. Кроме того, на многих предприятиях наблюдается неравномерность поступления заказов, что приводит к неравномерной нагрузке персонала всех звеньев.
Затраты и потери рабочего времени
Чтобы решить вопрос о том, какие затраты относятся к потерям рабочего времени (учитывая и длительность перерывов на обед), необходимо провести условное разделение процесса труда на тот период, который непосредственно уделяется производству, а также на нерациональную часть, которая уходит впустую. Под второе понятие попадают те затраты, которые не направлены непосредственно на исполнение должностных обязанностей или улучшение их качества.
Однако нельзя относить к данной категории то время, которое предусмотрено распорядком дня. Чаще всего в такое определение включают следующие понятия:
- опоздания на работу и отлучки в процессе деятельности;
- наличие прогулов, уход с работы раньше установленного графика;
- простои по вине работника, перекуры;
- разговоры, если они не относятся непосредственно к трудовой деятельности.
К примеру обеденный перерыв никак не может являться нерациональным использованием, поскольку он регламентирован графиком и является правом сотрудника на отдых.
Как избавиться от потерь времени работы
Для указанной цели необходимо проводить такие мероприятия:
- Следить за выполнением дисциплинарных правил, штрафовать персонал при нарушениях. Желательно установить программное обеспечение для специалистов, чтобы отслеживать, сколько времени затрачивает каждый из них на посещение интернет-страниц по отвлеченным темам.
- Поощрять сотрудников, которые максимально стараются выполнять свои функции премиями или увеличением зарплаты.
- Трудоустраивать только профессионалов, которые смогут соответствовать должностным требованиям.
- Повышать квалификацию работников.
- Проверять, как работает персонал, чтобы видеть, на что именно тратится время.
Что такое потери рабочего времени
Прежде чем рассматривать непосредственно потери рабочего времени, следует определить, что же именно представляет собой понятие рабочего времени в данном случае. Под рабочим временем подразумевается то время, в течение которого сотрудник в соответствии с требованиями законодательства, должен исполнять возложенные на него трудовые обязанности. Соответственно, потерями рабочего времени можно назвать те ситуации, в которых работник должен быть на своем рабочем месте и заниматься трудовой деятельностью, но по тем или иным причинам не делает этого.
К потерям рабочего времени не следует относить периоды, которые законодательно не предусматривают работу сотрудника. То есть, больничные работника, отсутствие на работе по уважительным причинам, декрет, сокращенное рабочее время, отпуска – не считаются потерями рабочего времени. Также не относятся к потерям рабочего времени и закрепленные законодательно права на отдых, в том числе и на перерыв.
Следует отметить, что потери рабочего времени являются неотъемлемой составляющей любого рабочего процесса и избежать их полностью невозможно. С точки зрения современных кадровых специалистов, объем потерь до 10% от общего времени является нормальной ситуацией, а в некоторых случаях, в зависимости от конкретного вида деятельности предприятия и должности сотрудника потери рабочего времени могут составлять и больший процент, являющийся нормой. Однако в большинстве ситуаций показатели свыше означенных указывают на наличие определенных организационных и кадровых проблем, а если объем потерь доходит до уровня 50 процентов – то ситуация фактически является критической.
Затраты и потери рабочего времени
Чтобы решить вопрос о том, какие затраты относятся к потерям рабочего времени (учитывая и длительность перерывов на обед), необходимо провести условное разделение процесса труда на тот период, который непосредственно уделяется производству, а также на нерациональную часть, которая уходит впустую. Под второе понятие попадают те затраты, которые не направлены непосредственно на исполнение должностных обязанностей или улучшение их качества.
Однако нельзя относить к данной категории то время, которое предусмотрено распорядком дня. Чаще всего в такое определение включают следующие понятия:
- опоздания на работу и отлучки в процессе деятельности;
- наличие прогулов, уход с работы раньше установленного графика;
- простои по вине работника, перекуры;
- разговоры, если они не относятся непосредственно к трудовой деятельности.
К примеру обеденный перерыв никак не может являться нерациональным использованием, поскольку он регламентирован графиком и является правом сотрудника на отдых.
Формула потери рабочего времени
Вопрос о том, какой формулой определяется показатель потерь рабочего времени, решается с целью нахождения тех коэффициентов, которые помогут наглядно увидеть нерациональный расход. Для расчета используются следующие понятия:
- календарный фонд — то количество дней, как трудовых, так и выходных, которые по формуле включаются в рассматриваемый период;
- номинальный запас — это значение, которое получают при вычитании из календарного фонда всех праздников и выходных;
- полезное значение — из номинального запаса по формуле вычитается количество неявок сотрудника на работу.
Определение данных понятий помогает установить тот период, который фактически должен был быть потрачен на производственную деятельность. Рассчитываться он может как в индивидуальном порядке на отдельного сотрудника, так и в общем по компании. Далее по общей формуле определяется коэффициент.
Индивидуальная фотография рабочего времени
Во время наблюдения записываются укрупненно действия работника по существу выполняемой работы и весьма подробно фиксируются все перерывы в работе во времени с указанием причин, вызывающих перерывы. При этом отмечается текущее время, а также перекрытия, количество изделий и операций, выполненных за время наблюдения.
Замеры времени записывают в последовательном порядке по ходу действий работника и по мере возникновения перерывов в работе раздельно по каждой категории затрат рабочего времени, обращая особое внимание на четкое выявление и фиксирование причин потерь рабочего времени и простоев.
Подготовительно-заключительная работа и обслуживание рабочего места должны фиксироваться отдельно, но в общей последовательности. Продолжительность затрат рабочего времени определяется по окончании наблюдения путем вычитания последовательных записей текущего времени.
По окончании наблюдения проставляются условные обозначения категорий затрат рабочего времени согласно принятой классификации.
После этого составляется сводка одноименных затрат рабочего времени путем выборки и суммирования одноименных затрат с указанием их повторяемости, затем определяется средняя продолжительность затрат рабочего времени.
Для получения более достоверных данных о состоянии организации труда и использования рабочего времени необходимо проведение нескольких фотографий рабочего времени в течение не менее трех смен.
На основании данных по индивидуальным фотографиям рабочего времени составляются выводы, устанавливающие:
- средний процент оперативного времени;
- средний процент потерь рабочего времени, не зависящий от работника;
- средний процент потерь, зависящих от работника.
Определяется также возможное повышение производительности труда:
- за счет устранения организационно-технических потерь рабочего времени;
- за счет устранения потерь по вине работников.
Что такое потери рабочего времени
Под неэффективной потерей рабочего времени понимаются периоды, в течение которых работник не выполнял трудовые обязанности, что привело к утрате какого-либо дохода предприятия или срыву сроков сдачи объекта конечному покупателю или потребителю. К этому же понятию относятся и периоды простоя работы, если виновником является работник организации, ввиду его некомпетентности или халатного исполнения трудовых обязанностей.
Для рационального управления рабочим временем сотрудников, потребуется:
- Создать схему трудового процесса с учетом необходимого количества работников и временного промежутка, в течение которого необходимо получить результат. Также необходимо учесть особенности исполнения труда каждой категорией трудящихся и выявить наиболее оптимальное соотношение для отдыха и труда в течение рабочего дня.
- Работодателю или иному уполномоченному лицу нужно составить табель учета рабочего времени, а также определить для каждого работника задания и время на их исполнение с учетом особенности распределения трудовых обязанностей.
- Составить и создать собственный метод исследования потерь и определить наиболее эффективный способ борьбы с ними.
- Определить, какие действия сотрудников могут относиться к потерям, а также дать характеристику и понятие потерям рабочего времени.
Полученная информация поможет определить эффективность деятельности трудового коллектива, их рентабельность и профессиональность, а также установить резервные силы, которые направляются на личные нужды в обход требованиям организации.
По общему правилу периоды потерь подразделяются на большие категории в зависимости от их характеристик:
- Непроизводительные. К данной категории потерь относятся ситуации по исправлению брака или систематизации технологического процесса, который был нарушен по вине работника. Данные по таким ситуациям учитываются, исходя из количества причиненного ущерба по вине работника.
- Плановые. Временной ущерб, который был рассчитан, исходя из корректировок существующего плана. В данном случае учитываются возможные потери продукции по некачественной сборке изделий, так как на производстве всегда обнаруживается какой-либо процент брака, вне зависимости от квалификации и деятельности работников.
- Сверхплановые, то есть простои, вызванные недостаточным выполнением плана, разработанного руководством организации.
- Целодневные, которые определяются в невозможности осуществлять трудовую деятельность в период рабочего времени. Чаще всего такие ситуации складываются по вине работодателя, например, при недостаточности сырья для производства или предоставление сырья ненадлежащего качества и т.д.
- Общие, которые выражаются в общих показателях потерь рабочего времени всеми сотрудниками предприятия за отчетный период.
- Индивидуальные, выражающиеся в определении конкретного времени потерь одного работника в период трудового дня. К таким видам простоя относят ситуации, вызванные нарушением трудового распорядка.
Под коэффициентом потерь понимается условное обозначение периода трудовой деятельности работника в течение дня, которая характеризует его производительность.
Общая формула расчета коэффициента выглядит следующим образом:
(Время на выполнение задания)/(Время длительности смены)=K потерь рабочего времени
В идеале при расчете должна получаться единица, однако оптимизировать предприятие настолько сильно практически невозможно. Также для верности расчетов формула применяется отдельно для выяснения потери трудового времени по вине сотрудника и для определения простоя по вине работодателя или независящих от сторон причин.
Время на выполнение задания определяется работодателем, исходя из стандартных формул расчета, которые включают в себя различные методологические исследования.
Расчет потери рабочего времени
Коэффициент потери рабочего времени рассчитывается по общей формуле, которая представлена выше. Однако в ситуации с нарушением трудовой дисциплины применяется иной способ расчета.
Для расчета коэффициента потерь при нарушении условий трудовой дисциплины применяется следующая формула:
(Время нарушения труд.дисциплины)/(Общее время смены)=К потерь
Для расчета общего коэффициента потерь, с применением обеих формул, применяется следующая формула:
((В1+В2)+(В отд.-В рег.отд.))/(Длительность смены)×100=Общий коэффициент потерь
Где:
- В1 – время потери времени при выполнении задания;
- В2 – потеря времени при нарушении дисциплины;
- В отд. – время, фактически затраченное на отдых;
- В рег. отд. – регламентированное время отдыха в соответствии с трудовым законодательством и договором.
Причины потери рабочего времени
Есть несколько распространенных причин, по которым рабочее время тратится подчиненными нецелесообразно.
- Деятельность подчиненных непродуктивная. У менеджеров среднего звена такие потери могут занимать до половины табельного времени.
- Бизнес-процессы, технологические цепочки встроены неоптимальным образом. По этому основанию предприятие может потерять до 35% времени подчиненных.
- Оказываемые услуги имеют низкое качество (нет удовлетворительного сервиса, выпускается бракованная продукция). Данные потери могут составлять до половины потерь времени.
- Подчиненные не обладают достаточной квалификацией, их потенциал используется неэффективно. Эта причина может привести к значительным потерям рабочего времени – до 60%.
- Определенные виды деятельности в компании отсутствуют или дублируются. Это приводит к потере времени, клиентов и денежных средств. Потери времени составляют до 15%.
- Работа с поставщиками не налажена, необходимые товары отсутствуют на складе, вследствие чего клиенты предпочитают пользоваться услугами компаний-конкурентов.
- Технологическая инфраструктура, информационные системы не соответствуют потребностям бизнеса. Величина потерь зависит от конкретных факторов, однако данный показатель в целом схож с показателями других причин потери рабочего времени, рассмотренных выше.
- Руководитель совершает неграмотные, нерациональные действия по организации деятельности.
- Система оплаты труда подчиненных недоработана, нагрузки на сотрудников подразделений несбалансированны.
- Подразделения практически не взаимодействуют между собой, медленно реагируют на запросы, предоставляют неактуальные и неполные данные.
Причины потерь рабочего времени могут быть законодательно-нормативными – например, сотрудница ушла в декрет, работодатель трудоустроил несовершеннолетнего, подчиненный ушел на больничный или в отпуск.
Наконец, причины потери времени могут быть личными:
- сотрудник записался на прием к врачу в рабочее время, столкнулся с необходимостью отправиться домой по семейным причинам;
- подчиненный тратит время на телефонные звонки и разговоры, не относящиеся к работе, общается с коллегами и знакомыми оффлайн и онлайн;
- сотрудник безосновательно отсутствует на рабочем месте, по собственному усмотрению сокращает рабочий день.
Условия и факторы сокращения потерь рабочего времени
В праве работодателя применять кадровые решения, различные инструменты, чтобы уменьшить риски и потери рабочего времени. Иногда достаточно объявить на собрании, что занятость каждого служащего будут оценивать, как трудовые показатели резко растут. Играют роль надежда на поощрение за производительность и боязнь наказания за нарушения, например, дисциплины. На улучшение продуктивности прямо или косвенно влияют разные факторы. В их числе использование рабочих с нужной квалификацией, равноценное соотношение качества и оплаты труда, благоприятные условия занятости. К решению этого вопроса можно подходить со всей строгостью, жестким контролем, не давая человеку ни единой лишней минуты на личное общение. Но такое поведение приведет к переутомлению, выгоранию коллектива, нежеланию мириться с авторитарностью. Напротив, более лояльный подход к небольшим слабостям работников увеличит интенсивность их труда. Дополнительное общение-разгрузка с коллегой, уход по личным делам компенсируется большей сосредоточенностью на обязанностях.