Правила оформления счета на оплату

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления счета на оплату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

Образец заполнения счета-фактуры

Оформление стандартного счета–фактуры – не самая сложная процедура, тем не менее, у начинающих специалистов она может вызвать некоторые вопросы.

1. В начале документа пишется номер счета фактуры и дата его заполнения.

Номер счета может быть любым, главное условие, чтобы он шел по возрастающей линии к предыдущим. При этом, в тех случаях, когда по каким-либо обстоятельствам последовательность нумерации нарушается (к примеру за счетами-фактурами 21, 22, 23 следует 8), это не грозит ровно никакими санкциями со стороны контролирующих органов и налоговых структур. Что касается даты, то счет-фактура должна быть сделана либо непосредственно день в день с поставкой товарно-материальных ценностей или оказанием услуг или же в пятидневный период после этого.

2. Далее указываются реквизиты фирмы, которая является поставщиком товаров или услуг: пишется ее полное название, юридический адрес (с почтовым индексом), ИНН, КПП (все эти сведения должны соответствовать учредительным бумагам предприятия).
3. Затем включается информация о грузоотправителе и грузополучателе.

Эти строки следует заполнять только тогда, когда речь идет о реализации товарно-материальных ценностей (т.е. при оказании услуг или выполнении работ в них нужно поставить прочерк). Когда речь именно о купле-продаже, то если грузоотправителем является продавец товара, то можно либо продублировать адрес полностью, либо коротко обозначить это двумя словами «тот же». А вот адрес грузополучателя указать нужно обязательно и полностью, включая индекс, номер офиса или склада и номер телефона.

4. Далее указывается ссылка на платежно-расчетный документ (его номер и дату) и вносятся сведения о покупателе: все аналогично тому, как заполнялись строки о продавце.
5. После этого вносятся данные о валюте, которая используется при денежных расчетах между сторонами по договору (письменно и в виде кода по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ)).

Рубль кодируется цифрами 643.

Для чего нужен счёт-фактура

При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счёт-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону покупатель имеет право на налоговый вычет по НДС (ст. 169 НК РФ), если документы составлены правильно.

Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но несмотря на это, покупатель может попросить продавца выставить ему счёт-фактуру, пусть даже без НДС.

Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

• Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.

Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);

• «В том числе сумма акциза» (графа 6);

• «Налоговая ставка» (графа 7);

• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);

• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);

• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Как заполнить счет-фактуру

• в строке 2 «Продавец» — полное или сокращенное наименование продавца (указанного в договоре с налоговым агентом), за которого налоговый агент исполняет обязанность по уплате налога;
• в строке 2а «Адрес» — место нахождения продавца (указанного в договоре с налоговым агентом), за которого налоговый агент исполняет обязанность по уплате налога;
• в строке 2б «ИНН/КПП продавца» налоговый агент — арендатор или покупатель госимущества проставляет ИНН и КПП продавца (указанного в договоре с налоговым агентом), за которого налоговый агент исполняет обязанность по уплате налога;
• в строке 5 «К платежно-расчетному документу»:
• налоговый агент — покупатель товаров (работ, услуг), реализуемых на территории РФ иностранной организацией, не состоящей на учете в налоговых органах РФ, указывает номер и дату платежно-расчетного документа, свидетельствующего о перечислении суммы налога в бюджет;
• налоговый агент — арендатор или покупатель госимущества указывает номер и дату платежно-расчетного документа, свидетельствующего об оплате приобретенных услуг и (или) имущества;
• налоговый агент — лицо, приобретающее у иностранных организаций товары на территории РФ, указывает номер и дату платежно-расчетного документа, свидетельствующего об оплате приобретенных товаров.

Особенности перевыставления счетов-фактур

Счет-фактура – это и подтверждение приемки продукции, и основание для вычета по выплате НДС. Соответствующее положение оговорено статьей 169 НК РФ. Нужно учитывать особенности процедуры, в которой присутствует агентское соглашение. В этом случае между продавцом и потребителем образуется дополнительное звено – агент. Он работает в интересах потребителя (статья 1005 ГК РФ).

Начальные СФ выставляются в адрес агента. Для использования принципалом вычета нужно перевыставить ему СФ. То есть агенту нужно выставить принципалу СФ при передаче полномочий на продукцию.

СФ составляется по определенной форме. Все нюансы ее составления оговорены в Правительственном Постановлении №1137 от 26 декабря 2011 года. Перевыставление бумаги выполняется агентом, который действует от собственного имени.

Считается, что агент напрямую участвует в переоформлении при наличии этих условий:

• Исполнение поручения по соглашению.
• Работа от собственного имени.

Перевыставление должно осуществляться на базе закона.

Порядок выставления счетов-фактур

Общим для всех посредников (комиссионера, агента, поверенного) является то, что они действуют в интересах заказчика и за его счет, все ими полученное от третьих лиц является собственностью заказчика и подлежит передаче ему. Расчеты между заказчиком и третьими лицами могут производиться как непосредственно с участием посредника, так и без него. Выступая в рамках договора комиссии, посредник (комиссионер) от своего имени выписывает все необходимые документы, связанные с совершением сделки при реализации товара. Аналогично поступает и посредник (агент), действуя в рамках агентского договора от своего имени и в интересах принципала. Они обязаны выполнить определенный порядок действий по выставлению счетов-фактур для того, чтобы комитент (принципал), являясь плательщиком НДС, мог выполнить свои обязанности по расчетам НДС. При реализации товаров (работ, услуг), а так же при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) выставляются соответствующие счета-фактуры (п. 3 ст. 168 НК РФ). Порядок выставления счетов-фактур регламентируется Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила).

Заполнение текстовой части СФ

Требования государства к заполнению счета-фактуры собраны в инструкции, утвержденной вышеназванным Постановлением Правительства. Кроме того, пятый пункт 169-й статьи Налогового Кодекса определяет, какие реквизиты обязательны для данного документа. В соответствии с этими нормативными актами, в СФ необходимо отразить:

• полные или сокращенные названия (согласно учредительным документам) плательщика НДС и покупателя товара (здесь и далее — услуг, работ);
• ИНН, КПП и адреса вышеназванных сторон сделки;
• названия и адреса отправителя (продавец указывает — «Он же») и получателя груза (для работ и услуг данную строку не заполняют);
• при получении авансовых платежей — номер и дату документа об уплате в счет предстоящего получения товаров;
• перечень товаров, при наличии — единица измерения;
• количество товаров;
• валюту платежа, код по ОКВ;
• цену или тариф по договору без НДС (за исключением регулируемых государством тарифов или цен, которые его включают);
• стоимость товара за поставляемое количество без НДС;
• при поставке подакцизного товара — размер акцизного сбора;
• ставку НДС;
• сумму НДС для получателя товара;
• стоимость товара с НДС:
• при наличии — идентификатор гос. контракта, договора или соглашения.

Сохранение права на вычет

Банкам, использующим порядок, предусмотренный п. 5 ст. 170 НК РФ, следует иметь в виду, что указанная норма не распространяется на случаи получения оплаты, частичной оплаты в счет предстоящего оказания услуг, реализации (передачи) имущества. Таким образом, банки имеют полное право применять налоговые вычеты, предусмотренные п. 8 ст. 171 НК РФ, в порядке, установленном п. 6 ст. 172 НК РФ. То есть если банк получил предоплату по операции, облагаемой НДС, он обязан исчислить и уплатить в бюджет НДС, и с даты оказания услуги (реализации) у него возникает право принять эту сумму ранее уплаченного налога к вычету.

Банк также сможет предъявить к вычету суммы НДС, предъявленные им покупателю и уплаченные в бюджет при реализации, в случае возврата имущества или отказа от услуг, а также в случае расторжения договора и возврата суммы предоплаты (п. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК РФ).

Нюансы работы со счетами-фактурами в 1С: Бухгалтерии: строка 5 «К платежно-расчетному документу»

К заполнению счетов-фактур предъявляются повышенные требования, так как от корректности данных напрямую зависит сумма налога на добавленную стоимость, исчисленного к уплате в бюджет. Если документ заполнен неверно, то инспекторы ИФНС откажут организации в вычете, что повлечет за собой необходимость доплаты налога. Зачастую, бухгалтеры не уделяют должного внимания строке 5 «К платежно-расчетному документу», а ведь ее неверное заполнение тоже может стать причиной вопросов со стороны проверяющих органов.

Строка 5 без проблем заполняется в счетах-фактурах на аванс, которые регистрируются при получении предоплаты от покупателя. Но многие забывают, что при реализации оплаченного ранее товара (работ, услуг) данная строка в счете-фактуре на отгрузку также должна быть заполнена.

Рассмотрим разные виды предоплаты:

1. Безналичный расчет

При безналичном расчете платежными документами являются платежные поручения.
Если предоплата осуществлена несколькими платежами, то в строке 5 отражаются реквизиты всех платежных поручений покупателя.

2. Наличный расчет

При расчете наличными платежными документами являются чеки ККТ.
Если товар был куплен за наличный расчет, то продавец в строке 5 должен указать реквизиты кассового чека.

3. Безденежная форма

Получение предоплаты в безденежной форме не требует заполнения строки 5 (в таком случае ставится прочерк).

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 реализована возможность корректного заполнения строки 5 «К платежно-расчетному документу».

В документе «Поступление на расчетный счет» строка «По документу» содержит информацию о реквизитах платежного поручения покупателя. Именно эти данные отражаются в счетах-фактурах на аванс и на реализацию у продавца.

В счете-фактуре, выданном на аванс, строка «Платежный документ» должна содержать реквизиты платежного поручения покупателя.

Печатная форма документа также включает необходимые данные о платеже.

В счете-фактуре на реализацию в графе «Платежные документы» должны быть перечислены реквизиты всех денежных поступлений от покупателя в счет данной продажи.

Печатная форма аналогичным образом должна содержать информации об авансовых платежах покупателя.

Определить, верно ли заполнен счет-фактура поможет акт сверки с покупателями и с поставщиками. В графе «Дата» легко отследить авансовые платежи, а в графе «Документ» увидеть необходимый номер платежно-расчетного документа.

По акту сверки можно проверять как входящие, так и исходящие первичные документы.

Для начала надо определиться, чем является сам счёт-фактура (далее – СФ), и какие данные должны содержаться в этом документе. Согласно НК РФ и подзаконным актам, счётом-фактурой называется документ, выставляемый контрагенту стороной, которая фактически передаёт товар, выполняет работы или оказывает услуги. Он необходим для двух основных целей:

Сам по себе счёт-фактура является документом строгой формы. Его бланк и правила заполнения утверждены постановлением Правительства РФ №1137 в 2011 году и, согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» обязательны к применению (об учёте счетов-фактур читайте тут). Согласно ст. 169 НК РФ, в нём должны быть указаны следующие сведения:

В том случае, если контрагент уже перечислил средства налогоплательщику, выставившему счёт-фактуру, должны отражаться данные платёжно-расчётного документа.

Подробнее о том, что такое счёт-фактура и когда используется этот документ, читайте в этой статье, а для чего нужен этот документ можно узнать здесь.

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Что делать с оформлением счета-фактуры, если покупатель — ИП на спецрежиме?

Предприниматели, использующие специальные налоговые режимы, в общих случаях не должны начислять и перечислять НДС в бюджет (за исключением импорта товаров, выполнения обязанностей налогового агента по оговариваемому налогу и оформления счетов-фактур ими самими при реализации товаров, работ, услуг).

Оформляя сделку, продавец и покупатель — ИП на спецрежиме могут согласовать условие о невыставлении счетов-фактур (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Также можно отказаться от них, если ИП находится на общем режиме, но освобожден от уплаты НДС (например, по ст. 145 НК РФ). Но если согласия обеих сторон сделки на отказ от счетов-фактур достичь не удастся, все документы продавцу придется оформлять в общем порядке.

ВАЖНО! Спецрежимник не сможет воспользоваться правом на вычет по НДС на основании получаемых счетов-фактур, даже если он обязан будет заплатить налог в бюджет (при импорте или при выставлении им самим счета-фактуры с выделенной суммой налога). Ведь Налоговый кодекс предоставляет указанное право только налогоплательщикам НДС (ст. 172 НК РФ).

С помощью счетов-фактур покупатели товаров (работ, услуг и пр.) могут воспользоваться своим правом уменьшить НДС к уплате в бюджет. Но такое право есть не у всех, а только у плательщиков НДС, например ИП-общережимников. Счет-фактура им необходим для подтверждения вычетов.

Физические лица, имеющие предпринимательский статус, но использующие специальные налоговые режимы, заявить вычет по НДС не могут, поэтому счет-фактура может им выдаваться или не выдаваться по согласованию сторон сделки.

Счета-фактуры физическому лицу без предпринимательского статуса точно не понадобятся, поэтому продавец может отказаться от их выписки, тем самым существенно сэкономив свои ресурсы.

Продавать товары через Интернет сегодня весьма выгодно: это значительно сокращает затраты и позволяет установить доступные цены. Растущая популярность «виртуальных» покупок побуждает торговые фирмы к созданию интернет-магазинов, где клиент может приобрести товар, заказав его в режиме онлайн и оплатив по безналичному расчету. Но при этом у продавца могут возникнуть проблемы с выставлением счетов-фактур.

С.М. Матвеева, эксперт «УНП»

Обыкновенный счет или счет-фактура – что выбрать?

Часто возникает вопрос, может ли заменить выставленная к оплате счет-фактура самый обыкновенный счет, требующийся для документального подтверждения имеющихся расходов, а также что в итоге выбрать – счет или счет-фактуру.

Нельзя говорить, что эти два понятия тотожны, или же что их можно заменить друг другом. Для определения с выбором стоит разобраться в отличии счета и счета-фактуры, обозначить конкретные ситуации, для которых подходит тот или иной вариант.

Счет – выписанный в бухгалтерии документ, что составляется на основе договора по оформлению услуг или купли-продажи. В счете четко прописывают сумму, которую клиент обязан отправить на расчетный счет, или же оплатить через кассу. Счет видется за товары, услуги, после проведения работ. Счет можно выписывать каждый месяц или раз в год, если предполагается регулярная оплата одного и того же вида товаров или услуг.

Счет предполагает прописку таких позиций:

• наименование товара;
• единицу измерения;
• установленную стоимость товара (каждой из позиций) или услуги;
• количество;
• реквизиты для оплаты.

Счет-фактуры выдает сам продавец или подрядчик после того как была реализована доставка товара, окончание исполнения работ. Данный документ обязателен только для тех организаций, что пребывают на общей системе налогообложения. Счет-фактура нужен для оплаты налогов и возмещения на добавочную стоимость. В иных же случаях и на других системах налогообложения счет-фактура не нужен, так как его наличие не есть обязательным.

Похожие записи:

• Как перевести земучасток из ЛПХ в ИЖС
• Как беженцам легализоваться в России – 7 законных способов
• Оценка для наследства в Брянске