Командировочные расходы сверх норм в РСВ на примере 1С: ЗУП
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочные расходы сверх норм в РСВ на примере 1С: ЗУП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Однодневная командировка и расходы
Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.
При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Суточные в расчете по страховым взносам 2019
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Это важно знать: Увеличивает ли экономический рост доходы от налогообложения
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Суточные и налог на прибыль
В 2021 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.
Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
НДФЛ с выплат при однодневных командировках
Когда руководитель направляет сотрудника своей организации в командировочную поездку для выполнения служебных дел, ему необходимо возместить все расходы, которые так или иначе были связаны с данным заданием. Например, следует вернуть денежные средства, которые работником были потрачены на оплату проживания на иной территории, то есть на расстоянии от места его проживания.
Как именно будут возвращаться деньги, ушедшие в расход при выездной поездке для выполнения задания по службе, решает локальный нормативный акт или коллективный договор. Но существует определенная норма. А что же делать с сверхнормативными суточными в 2018 году?
Получается, если компания выдает столько суточных, сколько изначально решила, страховые взносы переплачивать не нужно. От взносов освобождается вся сумма, если она не превышает утвержденной нормы.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
- до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.
Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2021 году:
Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.
В марте 2021 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).
При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:
- не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
- облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).
Таким образом, суточные как один из видов командировочных расходов сверх нормы облагаются страховыми взносами.
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Облагаются ли командировочные страховыми взносами: определение командировочных расходов
Служебная командировка – поездка сотрудника предприятия за пределы места постоянной работы по поручению начальства на конкретные сроки в целях исполнения служебного поручения в рамках трудового договора. То есть, когда работа имеет разъездной характер и предусматривает непрерывное нахождение в пути, такие поездки не считаются командировками.
Правила отправления сотрудника в служебную командировку регламентируются законом, и при их нарушении отпадают оправдания для списания средств, затраченных на осуществление поездки. По возвращении из командировки служащий найдет место своей работы сохраненным за ним, его оклад не потерпит изменений, должность и обязанности останутся прежними, а затраты, понесенные в период пребывания в отъезде, будут полностью возмещены. Командировочные расходы различаются в зависимости от того, совершается ли поездка в рамках территории России или заграницу.
Учитываем сверхлимитные суточные в программе «1с»
Уважаемые читатели! Продолжаем разговор о том, как реализовать в программах «1С» особенности начисления и выплаты различных сумм. На этот раз речь пойдет об удержании НДФЛ с сумм сверхлимитных суточных.
Бухгалтер использует в работе две программы — «1С: Зарплата и Управление персоналом» (релиз 8.2) и «1С: Бухгалтерия» (релиз 8.2).
При выгрузке данных из программы «1С: Зарплата и Управление персоналом» в программу «1С: Бухгалтерия» в программе «1С: Бухгалтерия» происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.
Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.