Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конфиденциальность – это ограничение доступа к сведениям определенного статуса. Термин произошел от латинского слова confidentia, обозначающего доверие. Из этого следует, что к конфиденциальной информации могут получить доступ только доверенные сотрудники. Решения по контролю доступа реализуются на организационном и программном уровне.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )
2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.
2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.
2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.
2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).
1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Сроки хранения первичных документов
Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.
Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.
НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.
Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.
Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.
Что относится к документам постоянного хранения?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
- ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- уставные документы;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
- годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
- документы о приватизации;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- паспорта сделок;
- документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
- документы о благотворительной деятельности.
Смысл внутренней описи
Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:
- личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
- об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
- кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
- прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).
Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Сроки хранения первичных документов
Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.
Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.
НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.
Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.
Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.
Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления
и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.
■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.
Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.
Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.
Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.
Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.
Анализ технологии использования документов и организация работы с ними
Использование документов и организация работы с ними представляет собой процесс создания оптимальных условий для качественной обработки документов и последующей работы с ними, начиная от момента создания или получения документа, до его уничтожения или сдачи в историю, то есть в архив.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот[12].
Работа с документами предприятия выглядит в виде технологической цепочки операций:
-прием входящих документов; предварительное рассмотрение (разметка) секретарем;
-регистрация документов; доклад руководителю о полученных документах;
-принятые решения руководителем; направление документов на исполнение;
-контроль исполнения документов; исполнение документов; формирование документов в дело; использование документов в справочно-информационной работе;
-определение сроков хранения документов – передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов[13].
Каждое предприятие должно добиться как можно большего совершенства в организации работы с документами. Это позволит повысить скорость обработки информации, содержащейся в документах, а также позволит повысить эффективность использования информации, указанной в документах.
Документооборот предприятия включает в себя входящие и исходящие документы. Каждая группа документов имеет свои правила и требования к оформлению и назначению использования.
Правильной и эффективной работе с документами способствует и четкое выполнение своих функциональных обязанностей со стороны работников предприятия. Данные функциональные обязанности должны быть закреплены в должностных инструкциях по каждому сотруднику, а также должно контролироваться их надлежащее исполнение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Поступающие документы проходят следующие этапы: первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководителем; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивка документов в дело.
Первичная обработка документов состоит в проверке правильности доставки самого письма. Письма с пометкой «лично» не вскрываются. Остальные письма вскрываются, и проверяется правильность и соответствие документа адресату. Также проверяется количество листов документа, наличие приложений к документу. Если количество листов не соответствует указанному значению, а также, если приложения не соответствуют или отсутствуют, при указании их наличия, ставится в известность отправитель письма. На самом документе делается отметка о его несоответствии. Подобная пометка должна в обязательном порядке быть сделана и в журнале регистрации в графе «Примечание».
Конверт, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки, дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Руководителем рассматриваются только самые важные и значимые документы, а также срочные документы. Документы для руководителя складываются в отдельную папку. Облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций) имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы раскладываются по соответствующим секциям.
После рассмотрения, руководитель принимает соответствующее решение и отмечает «К исполнению ФИО ответственного лица, которое должно исполнить данный документ и требования по нему».
Рассмотрим пример. Менеджер фирменной торговли пишет служебную записку генеральному директору о том, что необходимо провести ревизию в фирменном магазине с целью контроля деятельности продавцов данного магазина. Рассмотрев служебную записку, генеральный директор указывает пометку «К исполнению главный бухгалтер Осипова Н.К.» Далее документ направляется на стол к главному бухгалтеру. Главный бухгалтер отдает распоряжение бухгалтеру отправиться на ревизию. Создается приказ, в котором отдельным пунктом указывается следующее: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Осипову Н.К.». Если документ чрезвычайно особой важности, например, ревизия проходит по факту высокой недостачи в магазине, то контроль за исполнением приказа может быть возложен на самого генерального директора.
После того, как документы были исполнены, они подшиваются в дело.
В заключении раздела можно отметить следующее:
— в разделе была проанализирована технология использования документа.
— использование документов и организация работы с ними представляет собой процесс создания оптимальных условий для качественной обработки документов и последующей работы с ними, начиная от момента создания или получения документа, до его уничтожения или сдачи в историю, то есть в архив.
1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.
1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).
1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.
1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Пунктами 6.23 — 6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе, электронных документов. Соответственно, данные положения должны быть определены в Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
К основным принципам (правилам) формирования дел, которые следует отметить в Инструкции по делопроизводству, относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):
— в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
— документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
— в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
— в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
— приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);
— факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
— в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
— дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
— документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
— Кроме указанных положений в Инструкции по делопроизводству целесообразно указать:
— место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления);
— методическую функцию архива государственного органа, органа местного самоуправления в вопросах формирования дел;
— срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается государственным органом, органом местного самоуправления и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);
— работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;
— работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);
— условия текущего хранения дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок учета дел;
— порядок выдачи дел во временное пользование;
— порядок изъятия документов из дела;
— подразделения (Служба делопроизводства, архив государственного органа, органа местного самоуправления), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления, проверки наличия и состояния дел.
Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления) приведены в приложении N 16 к настоящим Методическим рекомендациям.
2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.
2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:
— подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2);
— нумерацию листов в деле (п. 2.3);
— составление внутренней описи документов дела (п. 2.4);
— составление листа-заверителя дела (п. 2.5);
— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6).
Санкции за нарушение сроков и правил хранения
При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:
- на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
- на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.
Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;
- на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.
При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);
- на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.