Срок хранения административных дел в архиве роспотребнадзора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения административных дел в архиве роспотребнадзора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

• как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
• кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
• кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
• каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
• в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.

Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

Таблица сроков с изменениями в 2021 году

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества	до ликвидации организации	постоянно
Договор лизинга	пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества	постоянно
Документы по залогу недвижимости	десять лет	постоянно
Договор мены недвижимости	до ликвидации организации	пять лет
Договор поручения	пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества	пять лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	десять лет	пять лет
Паспорта сделок	пятнадцать лет	постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	пять лет при условии погашения долга	пять лет
Счета-фактуры	пять лет	четыре года
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)	шесть лет	пять лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Пять лет	Семьдесят пять лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов	пять лет	срок не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	пять лет	срок не установлен
Расчет по страховым взносам	пятьдесят лет	срок не установлен
Документы о переоценке основных фондов и амортизации	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Документы о списании основных средств и нематериальных активов	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю	пять лет после выбытия имущества	постоянно
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения	пять лет	постоянно

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

Перечень содержит 12 разделов (п. 3.1 Инструкции).

Название раздела	Документы, включенные в раздел
Первый раздел «Организация системы управления»	Содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий
Второй раздел «Планирование деятельности»	Включает документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов
Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности»	В данном разделе приведены документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации
Четвертый раздел «Учет и отчетность»	Раздел включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества
Пятый раздел «Международное сотрудничество»	В разделе приведены документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений)
Шестой раздел «Информационная деятельность»	Раздел содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях
Седьмой раздел «Трудовые отношения»	Сюда входят документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда
Восьмой раздел «Кадровое обеспечение»	Данный раздел объединяет документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению
Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности»	В разделе сконцентрированы документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей
Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности»	В разделе приведены документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению
Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций»	Здесь содержатся документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций
Двенадцатый раздел «Социально-бытовые вопросы»	Раздел включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам

Отдельные разделы Перечня имеют подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать статьи внутри разделов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов) (п. 3.2 Инструкции).

По делам об административных правонарушениях

Исполнение постановлений по делам об административных правонарушениях – заключительная стадия производства по делу об административном правонарушении. Основными задачами исполнительного производства являются:

– обеспечение исполнения вынесенного постановления;

– соблюдение принципа неотвратимости наказания;

– предупреждение административных правонарушений в будущем.

На основании ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении обязательно для исполнения всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностями лицами, гражданами и их объединениями, а также юридическими лицами.

В соответствии с ч. 1 ст. 31.3 Кодекса обращение постановления по делу об административном правонарушении возлагается на должностное лицо, вынесшее постановление.

Согласно ч. 2 ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении подлежит исполнению не с момента его вынесения, а только с момента его вступления в законную силу.

Постановление по делу вступает в законную силу, в порядке ст. 31.1 Кодекса, в следующих случаях:

– после истечения срока, установленного для обжалования постановления по делу об административном правонарушении, если указанное постановление не было обжаловано или опротестовано (срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении, в соответствии со ст. 30.3 Кодекса, исчисляется 10 сутками со дня вручения или получения копии постановления);

– после истечения срока, установленного для обжалования решения по жалобе, протесту, если указанное решение не было обжаловано или опротестовано, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление;

– немедленно после вынесения, не подлежащего обжалованию решения по жалобе, протесту, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление.

Под обращением постановления к исполнению понимается передача вступившего в законную силу постановления органу, должностному лицу, вынесшему его, для обеспечения реализации назначенного наказания.

Однако Кодекс предусматривает возможность добровольного исполнения постановления о назначении административного наказания.

Исполнение постановления о назначении предупреждения, в соответствии со ст. 32.1 Кодекса, осуществляется непосредственно лицом, вынесшим постановление, путем вручения или направления копии постановления в порядке ст. 29.11 Кодекса.

Добровольное исполнение постановления о назначении административного штрафа ст. 32.2 Кодекса возложено на лицо, привлеченное к административной ответственности, в срок не позднее тридцати дней со дня вступления постановления в силу, либо со дня истечения срока отсрочки или рассрочки. При этом ч. 4 ст. 32.2 Кодекса закреплена обязанность лица, привлеченного к административной ответственности, по направлению, должностному лицу, вынесшему постановление, копии документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа.

При неуплате административного штрафа в срок, предусмотренный ч. 1 ст. 32.2. Кодекса, а также в случае отсутствия у должностного лица, вынесшего постановление, документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа, по истечении тридцати дней со срока, указанного в ч. 1 ст. 32.2 Кодекса, должностное лицо, вынесшие постановление, направляет копию постановления, о назначении административного наказания заверенную гербовой печатью с сопроводительным письмом судебному приставу-исполнителю для взыскания суммы административного штрафа в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.

На основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ст. 14) постановление о назначении административного наказания может быть предъявлено к исполнению в течение трех месяцев со дня вынесения. Кроме того, должностное лицо, вынесшие постановление, принимает решение о привлечении лица, не уплатившего административный штраф, к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 20.25 Кодекса.

Приостановление исполнения постановления о назначении административного наказания производится должностным лицом, вынесшим постановление, в порядке ст. 31.6 Кодекса, в случае принесения протеста на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении до рассмотрения протеста, о чем выносится определение, которое при необходимости немедленно направляется в орган, должностному лицу, приводящим это постановление в исполнение.

На основании ст. 31.9 Кодекса постановление о назначении административного наказания не подлежит исполнению, если оно не было приведено в исполнение в течение одного года со дня его вступления в законную силу.

При этом течение срока давности прерывается, если лицо, привлеченное к административной ответственности, уклоняется от исполнения постановления о назначении административного наказания. Исчисление срока давности в этом случае возобновляется со дня обнаружения указанного лица либо его вещей, доходов, на которые в соответствии с постановлением о назначении административного наказания может быть обращено административное наказание.

Также необходимо иметь в виду, что в случае отсрочки или приостановления исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности приостанавливается до истечения срока отсрочки или срока приостановления, а в случае рассрочки исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности продлевается на срок рассрочки.

Постановление о прекращении исполнения постановления о назначении административного наказания выносится должностным лицом, вынесшим постановление о назначении наказания, в случаях перечисленных в ст. 31.7 Кодекса, а именно:

– издания акта амнистии, если такой акт устраняет применение административного наказания;

– отмены или признания утратившими силу закона или его положения, устанавливающих административную ответственность за содеянное;

– смерти лица, привлеченного к административной ответственности, или объявления его в установленном законом порядке умершим;

– истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания, установленных ст. 31.9 Кодекса;

– отмены постановления.

Перечень обстоятельств является исчерпывающим, и при наличии хотя бы одного из них постановление о назначении административного наказания теряет законную силу, что влечет, соответственно, прекращение его исполнения.

Регистрация и учет дел об административных правонарушениях в области пожарной безопасности осуществляется в журнале учета административных дел государственным инспектором по пожарному надзору, назначенным для этого руководителем органа ГПН. Регистрация – присвоение административному делу порядкового номера (с начала года) и фиксация кратких данных о правонарушении. Указанный журнал учитывается в канцелярии органа ГПН и хранится в течение трех лет на основании приказа МЧС России от 30 декабря 2004 г. № 630 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения».

Учет заключается в отражении количества, характера зарегистрированных дел и результатов их разрешения в журнале, а также установленных формах статистической отчетности.

Сотрудником, осуществляющим регистрацию и учет, ведется также журнал учета представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административных правонарушений. Сотрудник, осуществляющий регистрацию дел, при обнаружении в представленных на регистрацию материалах нарушения требований Кодекса и настоящих рекомендаций докладывает об этом вышестоящему должностному лицу, которое изучает материалы и дает соответствующее указание.

Документы, предусмотренные Кодексом, оформляются разборчиво от руки или при помощи технических средств, без помарок и исправлений.

При направлении протокола об административном правонарушении и других материалов дела вышестоящему должностному лицу на рассмотрение выносится определение, предусмотренное ст. 29.9 Кодекса.

В соответствии с п. 4.1 Инструкции сроки хранение архивных документов (независимо от места их хранения) исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Законодательное обоснование

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

• Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
• Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).

При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).

При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы;
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
• изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Сколько Хранится Уголовное Прекращенное Дело в Архиве

Если осужденный после отбытия наказания вел себя безупречно, то по его ходатайству суд может снять с него судимость до истечения срока погашения судимости.

Согласно ч.7 СТ.

5 Федерального закона «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Наставления. хранение информации в пофамильных картотеках учетные карточки хранятся на осужденных не зависимо от срока и вида наказания — до достижения ими 80-летнего возраста при условии погашения либо снятия судимости.

Если Вы имеете ввиду полное уничтожение информации в архивах о привлечении к уголовной ответственности, то такого не происходит. А сроки снятия судимости установлены уголовным кодексом:

▪ в отношении лиц, осужденных к лишению свободы за преступления небольшой или средней тяжести, — по истечении трех лет после отбытия наказания;

Общества с ограниченной ответственностью (ООО)

В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона N 14-ФЗ порядок хранения документов общества и представления обществом информации его участникам и другим лицам должен быть прописан в уставе общества. Согласно п. 1 ст. 50 данного Закона общество обязано хранить следующие документы:

• договор об его учреждении, за исключением случая его учреждения одним лицом, решение об учреждении, устав, а также внесенные в него и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
• протокол (протоколы) собрания учредителей, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с его созданием;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положения о филиалах и представительствах;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии;
• списки аффилированных лиц общества;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, уставом, внутренними документами, решениями общего собрания участников, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов общества.

Похожие записи:

• Права и обязанности медицинских работников
• Проверку не прошел: как работодатель проверяет ваш профиль в соцсетях
• Загородный дом за маткапитал: тонкости вопроса