2-НДФЛ за 2021 год: образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «2-НДФЛ за 2021 год: образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:

• представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
• подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
• предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
• для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
• подачи пакета документов для получения льгот и т.д.

Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.

Что такое справка 2-НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»

В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.

Вот эти данные:

• ставка налога;
• общая сумма дохода;
• налоговая база;
• сумма налога исчисленная;
• сумма фиксированных авансовых платежей;
• сумма налога удержанная;
• сумма налога перечисленная;
• сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:

• в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
• в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:

• НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
• цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.

Предоставление 2-НДФЛ

Справка о доходах лица, имеющего официальное трудоустройство, выдается главой организации, предприятия, частной компании. Работодатель предоставляет документ в ФНС в обязательном порядке или сотруднику по его письменному заявлению.

Таблица 1. Порядок и описание представления документа.

Объект выдачи	Федеральная налоговая служба	Работник
Информация о доходах каждого работника в течение года	Информация о прибыли работника, с которого не взимались налоги на протяжении года	Сведения о доходах по собственному желанию
Основание	Обязательное требование по ст. 230 НК РФ	Обязательное требование по ст. 226 НК РФ	Письменный запрос по п.3 ст. 230 РФ, ст. 62 ТК РФ
Количество экземпляров	Один	Два: один в ФНС, второй – сотруднику организации	Указанное в заявлении
Оформление справки	Оригинал	Оригинал	Оригинал
Период предоставления	До 1 апреля истекшего календарного года	До 1 марта истекшего налогового периода, когда произошел инцидент	3 рабочих дня
Способ представления	посещение ФНС налоговым агентом, представителем работодателя электронное письмо факс	личное посещение письмо через почтовое отделение	личное посещение письмо через почтовое отделение

Работодатель обязан представить справку только сотруднику, с которым подписан трудовой договор. Для военнослужащих, заключивших контракт, налоговым агентом выступает государство. Представление НДФЛ формы 2 осуществляется в Едином расчетном центре Минобороны России.

В третьем разделе приводятся помесячные сведения о доходах, выплаченных физическому лицу, указанному во втором пункте справки 2-НДФЛ.

В поле % над таблицей ставится процент налоговой ставки, по которой облагаются указанные ниже доходы — 13% для российских граждан (с 2022 года эта ставка разделяется на две: 13% по доходам в пределах 5 млн. руб. и 15% — свыше 5 млн. руб.).

В таблице приводятся данные в разрезе каждого месяца:

• порядковый номер месяца от 1 до 12;
• код дохода (берется здесь), если в месяце было несколько видов начислений, то для каждого заполняется отдельная строка;

Некоторые распространенные коды доходов:

• сумма дохода, соответствующая указанному коду;
• код вычета (берется здесь);
• сумма вычета — не включаются вычеты, указанные в разделе 4 справки 2-НДФЛ.

Как внести данные в справку о доходах

Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.

ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ
Номер справки	Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода. То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися
Номер корректировки сведений	При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной
Раздел 1. Данные о физическом лице	Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ. Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента
Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период	Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку. Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде
Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты	Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет. Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего
Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога	Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо

Распространенные ошибки при оформлении 2-НДФЛ

Ошибка 1. Бланк справки, предназначенный для работника, не должен содержать счетных, цифровых и иных ошибок, недостоверных сведений. Например, неверное указание кодов. Не допускается также отсутствие обязательных данных, некорректные записи, сделанные не там, где требуется, либо записи, выходящие за пределы установленных им мест. При их наличии справка признается недействительной и подлежит переоформлению.

Ошибка 2. Неточные сведения, показатели, указанные в справке 2-НДФЛ, предназначенной для ИФНС, необходимо своевременно исправлять. Следует помнить, что на основании ст. 126.1 НК РФ налогового агента, который представил недостоверные, ошибочные данные, могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документ с ошибками.

Такими ошибками признаются, например, некорректный ИНН, информация, затрудняющая исчисление НДФЛ, либо неверное указание статуса налогоплательщика (например, вместо кода «1», присвоенного резиденту, записан код «2»).

Чтобы избежать санкций, налоговый агент должен вовремя представить ИФНС уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Т. е. сделать это нужно до того момента, как ошибки обнаружит налоговый инспектор и по факту их обнаружения составит соответствующий акт.

Правила заполнения 2-НДФЛ

При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.

1. Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
2. Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
3. Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.

Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:

1. Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
2. Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
3. Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
4. Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
5. Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
6. Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
7. Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
8. Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»

В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.

Вот эти данные:

• ставка налога;
• общая сумма дохода;
• налоговая база;
• сумма налога исчисленная;
• сумма фиксированных авансовых платежей;
• сумма налога удержанная;
• сумма налога перечисленная;
• сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:

• в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
• в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Справка содержит большое количество информации о работнике, его месте работы, доходах и исчисленных налоговых платежах.

Состав документа включает следующие сведения:

• Дату составления и период, за который она оформляется;
• Указание на первичность/вторичность (если справка будет содержать какие-то ошибки или неточности, то придётся регистрировать её под следующими номерами корректировки);
• Информацию о той компании, которая осуществляет выплаты за сотрудника (именуется она налоговым агентом);
• Сведения о форме реорганизации компании;
• Признак справки. 1 – начисленный налог был удержан; 2 – если это не представилось возможным; 3 – если налог удержал правопреемник; 4 – если это невозможно было сделать;
• Данные о самом работнике, включая записи из паспорта;
• По каждому месяцу перечисляются доходы, облагаемые той или иной ставкой (здесь также указывается суть дохода, обозначенная специальным кодом);
• Вычеты, применяемые в отношении сотрудника (указывается сумма и соответствующая кодировка, обозначающая повод для вычета);
• Суммарный доход (складываются цифры за каждый месяц);
• Налогооблагаемую сумму (та часть доходов, которая будет участвовать в начислении ставки. Из общего дохода минусуют положенные вычеты);
• Значение налога, который подлежит уплате за работника в бюджет страны;
• Подпись составителя документа (форма заполнения не предусматривает подпись самого сотрудника).

Форма 2-НДФЛ: как выглядит

Представляет собой машинописный бланк, который используют работодатели, отчитывающиеся на бумажном носителе. Допускается оформлять документ несколькими способами:

1. В специализированной бухгалтерской программе 1С.
2. С помощью специальных онлайн-сервисов.

В декларации содержатся следующая информация:

• наименование фирмы или предпринимателя, где трудоустроено физлицо;
• шифры и информация с ЕГРЮЛ либо ЕГРИП;
• сведения с паспорта гражданина, фамилия, имя, отчество, ИНН, данные по рождению, страна проживания;
• величина выплаты, облагающаяся подоходным налогом;
• полная сумма НДФЛ, которые начислен и перечислен за конкретный срок.

Как выглядит новый вид справки 2 НДФЛ

В новом бланке учтены изменения, которые приняли в течение срока формирования отчета.

При оформлении справки 2 НДФЛ представляют информацию с учетом этих требований:

• Изменен штрих код на 39909015;
• в первой части отчета введена новая строка «Форма реорганизации», где указывают соответствующий шифр. Кроме того, добавлена графа «ИНН реорганизованной компании»;
• если отчет представляет правопреемник, в строке «Налоговый агент» отражают сведения реорганизованной компании;
• во второй части исключена строка с указанием места жительства налогоплательщика;
• в третьей части дополнены шифры доходов;
• из четвертной части исключен инвестиционный вычет. В новой справке отражают сведения об уведомлении, где подтверждается право физ. лица на социальный вычет;
• в пятую часть включено поле для информирования об авансовых платежах и информация по уведомлению ИМНС, подтверждающая это право на уменьшение размера НДФЛ;
• подписывает новую справку представитель налогового агента.

Как заполнить форму 2-НДФЛ

При заполнении справки следует учитывать:

• что все суммовые показатели (за исключением суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, ставят два нуля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
• НДФЛ отражают в полных рублях. При этом сумму менее 50 коп. отбрасывают, а 50 коп. и более округляют до полного рубля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
• в справке приводятся все показатели. Отдельные строки (реквизиты) не заполняют только в том случае, если отсутствуют соответствующие данные. Например, если у налогового агента нет контактного телефона, данный реквизит в пункте 1.4 справки не заполняется (раздел II Рекомендаций по заполнению формы);
• в разделе 3 справки не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты (раздел III Рекомендаций по заполнению формы);
• подпись налогового агента на справке не должна закрываться печатью (раздел III Рекомендаций по заполнению формы).

В целом порядок заполнения остался прежним за небольшими исключениями.

В данном разделе нужно отразить следующие показатели.

Доходы. В разделе указывают доходы, полученные физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды по месяцам налогового периода. Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере в соответствии со статьей 217 НК РФ, в графе «Код вычета» указывается код соответствующего вычета. Коды доходов и коды вычетов можно найти в справочниках, приведенных в приложениях № 3 и 4 к приказу № ММВ-7-3/611@.

Форму 2-НДФЛ заполняют по каждому лицу отдельно по всем ставкам налога. Например, если налоговый агент выплачивал в течение календарного года физическому лицу доходы, облагаемые по ставкам 9 и 13%, на данное физическое лицо налоговый агент обязан представить в налоговый орган две справки. При этом ставку НДФЛ налога указывают в заголовке раздела 3 справки.

Напомним, что объектом налогообложения для резидентов являются как доходы, полученные от источников в России, так и доходы, полученные от источников за ее пределами (п. 1 ст. 209 НК РФ), для нерезидентов — только доходы, полученные от источников в России (п. 1 ст. 209 НК РФ).

Сумма дохода отражается в разделе 3 без налоговых вычетов.

Справка заполняется на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). С 1 января 2011 года такой налоговый регистр каждая организация должна разработать самостоятельно с учетом требований, содержащихся в новой редакции пункта 1 статьи 230 НК РФ^{[ссылка:1]1[/ссылка]}.

Регистры налогового учета следует вести отдельно по каждому физическому лицу, которое получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Вычеты. Имеются в виду профессиональные налоговые вычеты, предоставляемые гражданину в соответствии со статьей 221 НК РФ.

Необлагаемые суммы. Речь идет о доходах, не облагаемых НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ.

Рассмотрим последние два показателя подробнее.

Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:

1. Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
2. Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
3. Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
4. Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
5. Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
6. Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
7. Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
8. Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.

Срок предоставления 2-НДФЛ работодателем

Справки о доходах заполняются ежегодно по каждому сотруднику, получившему доход от работодателя, т.е. работодатель обязан сообщить о доходах, выплаченных сотрудникам в прошедшем году, до 1 апреля.

Каждый сотрудник в любой момент вправе обратиться за справкой по форме 2-НДФЛ к работодателю (или бывшему работодателю), п.3 статьи 230 НК РФ обязывает работодателя по заявлению выдавать справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. При этом в Налоговом кодексе не указаны сроки предоставления такой справки, обратимся к Трудовому кодексу, статья 62:

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой (приказы о назначении, переводе, увольнении, выписки из трудовой, справки о доходах) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Копии документов должны быть предоставлены бесплатно и заверены должным образом.

Похожие записи:

• Уменьшение УСН и ПСН на страховые взносы в 2023 году
• Срок исковой давности по наследственным спорам
• В 2023 году увеличились минимальные и максимальные размеры пособий