Акт приёмки товаров по количеству и качеству

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приёмки товаров по количеству и качеству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

• Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
• Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
• Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
• Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
• Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Лица, ответственные за прием товара

На оптовую базу приезжает автомобильный транспорт, который нужно разгрузить и распределить упаковки по складам. Все операции отслеживает материально ответственное лицо. Перечень его функций включает проверку на соответствие количества и качества товара, выбраковку испорченных продуктов. Численность сотрудников склада зависит от размеров оптовой базы и объемов поставляемой продукции. В небольших компаниях это может быть один человек.

Одно из обязательных условий – оформление товаросопроводительной документации, включая счета-фактуры, транспортные накладные, железнодорожные мандаты. Если приемка выполняется на собственной территории, начальник ставит печать собственной компании. Это свидетельствует о том, что за сохранность будет нести ответственность именно эта организация. При выгрузке на местности поставщика – на ж/д станции, в порту или чужом складе получить товар можно по доверенности с обязательным предъявлением паспортных данных.

Процесс приемки и передачи товара

Необходимо подготовить полки и стеллажи на складе. Это может занять много времени, поэтому стороны должны заранее договориться о времени поставки. Как, правило, освобождение места от ненужных вещей занимает не менее получаса. Несколько советов помогут не путать размещенный багаж от новопривезенного:

• разграничивайте зоны на полках с помощью маркеров или разноцветных мелков;
• составьте порядок принятия товара для новых сотрудников и повесьте его на видном месте;
• используйте автоматизированную программу для учета, с ее помощью можно выполнить все действия без ошибок;
• купите и установите качественный софт, который позволит выявить все недостачи и составит акт несоответствия;
• оснастите рабочую зону дополнительными стеллажами.

Общие правила приемки товара

Технические детали процедуры приемки обычно не оговариваются в договоре и отдаются на откуп экспедитору и складским работникам.

Но существуют общие правила действий при поступлении продукции, выполнение которых способствует исключению ошибок при подсчете количества товара и определении его качества.

1. Проверка весового товара производится исключительно взвешиванием.
2. Определение количества штучного, весового и объемного товара производится разными способами.
3. Подсчет объемного товара производится по количеству выгруженных мест.
4. При неповрежденной таре приемка осуществляется по указанным на ней данным. На товаросопроводительных документах (ТСД) может делаться пометка, что упаковка не вскрывалась.
5. Допускается выборочная проверка качества запакованной продукции.
6. С приемщиком товара должен быть подписан договор материальной ответственности.
7. При большом количестве поставщиков необходимо планировать график доставки, что никого не задерживать.
8. При наличии нескольких приемщиков товара желательно распределить между ними поставщиков на постоянной основе.
9. При выявлении несоответствия в документах обязательно составляется акт.
10. При отсроченном выявлении брака продукции в закрытой таре необходимо известить об этом поставщика, максимально сохранив упаковку.

В договоре приемки важно оговаривать сроки проверки товара магазином. Особенно актуально это для скоропортящейся продукции. Стандарты по срокам проверки следующие:

• при иногородней поставке: сутки для скоропортящейся продукции и 20 дней для остальной;
• при одногородней поставке: 4 часа для скоропортящейся продукции и 10 дней для остальной.

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.

Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту.

Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее.

Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.

Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.

Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна.

Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку.

Порядок приемки товаров по количеству и качеству

Проверка товара на его соответствие качественным и количественным характеристикам, установленным положениями заключенного договора, может осуществляться:

• на территории поставщика — если покупатель забирает товар самостоятельно;
• на территории покупателя — если доставку осуществляет сам поставщик;
• на месте разгрузки транспортного средства, с помощью которого осуществлялась перевозка, — если товар был доставлен посредником (например, транспортной компанией).

В ходе проведения проверки представители принимающей стороны могут одновременно оценивать как качество, так и количество товара. В общем случае порядок проведения мероприятия имеет следующий вид:

1. Производится выгрузка товара из тары, в которой он перевозился.
2. Выполняется его осмотр, пересчет, взвешивание и прочие проверочные манипуляции.
3. При отсутствии дефектов и недостачи составляется акт приемки. При их наличии приемка прекращается и устанавливается порядок дальнейших действий (как правило, приглашается представитель поставщика и, при необходимости, независимый эксперт).

Прием товара по количеству

Отсутствие в договоре условия о количестве передаваемого товара, в соответствии с п. 2 ст. 465 ГК РФ, влечет за собой признание его незаключенным. Это значит, что любой договор поставки, вне зависимости от вида передаваемого товара, должен устанавливать точное количество, соответствие которого объему фактической поставки и должен проверить покупатель.

Процедура проверки товара на соответствие фактического объема поставки заявленному в документах, может включать следующие стадии:

1. Предварительную. Если товар поставляется в упаковке, то при его разгрузке определяется масса нетто такой упаковки и количество упаковок. Если же товар не объединен единой упаковкой, определяется его поштучное количество и общий вес поставки. В ходе проверки необходимо оценить целостность тары, в которой поставлялся товар, при наличии на ней пломб и/или маркировочных знаков — изучить их состояние.
2. Окончательную. Осуществляется в том случае, если товар поставлялся в отдельных упаковках. При распаковке каждой товарной единицы проверяется масса нетто вложенного в нее товара, а также его точное количество. Если проверить массу нетто товара невозможно, он определяется следующим образом: сначала продукция взвешивается в той таре, в которой она поставлялась, а затем определяется вес пустой тары. Разница между этими показателями и покажет собственный вес поставленного товара.

Приемка товаров по качеству

Прежде чем перейти к рассмотрению особенностей оформления получения товара, следует более детально рассмотреть вопрос о его приемке по качеству.

Общие юридические средства защиты интересов покупателя в данном случае предусмотрены ст. 475 ГК РФ. Критерии качества указаны в ст. 469 ГК РФ (определение ВС РФ от 15.09.2015 по делу А59-1045/14).

Гражданским законодательством не установлено, что именно доказывает некачественность товара. Зачастую для покупателя это становится проблемой (постановление 11 ААС от 24.09.2014 № 11АП-2207/14, определение ВАС РФ от 31.07.2014 № ВАС-10400/14 по делу А73-3055, постановление 7 ААС от 22.04.15 № 7АП-2558/15). В этом случае необходимо использовать судебную практику. При рассмотрении споров суды в качестве доказательств принимают следующие:

• переданный товар не соответствует качественным характеристикам, указанным в договоре или обязательным требованиям законодательства о техническом регулировании (постановление АС МО 23.10.2015 № Ф05-14399/15, постановление АС ВСО от 09.06.2015 № Ф02-2120/15 по делу А33-9943/14);
• экспертное заключение (постановление АС ВВО от 08.07.2015 № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13, постановление АС ВСО от 26.08.2015 № Ф02-3865/15 по делу А78-1831/14);
• согласие поставщика заменить некачественный товар (постановление ФАС СЗО от 08.04.2013 по делу № А56-10929/2012, постановление 17 ААС от 28.01.2014 № 17АП-15465/2013-ГК по делу А60-25333/13).

Сроки определяются от даты доставки товаров на склад заказчика и зависят от того, какая категория продукции доставляется. Законом установлено:

• Если заказчик и поставщик расположены в одном городе, экспедиция должна быть завершена в срок до 10 дней, за исключением скоропортящихся продуктов, которые не могут быть доставлены позднее чем через 24 часа;
• Если доставка товаров осуществляется из другого города, срок не может превышать 20 дней.

В ситуациях, когда доставка осуществляется в место с тяжелыми климатическими или дорожными условиями, сроки отличаются:

• продукты питания в срок до 40 дней;
• хозтовары и галантерея до 2 месяцев.

На что следует обратить внимание на этапах заявки и заключения контракта

В первую очередь необходимо убедиться, что в проекте указаны конкретные характеристики требуемых товаров и критерии приёмки. Кроме того, в контракте должны быть установлены чёткие сроки приёмки, а также время, которое отводится для устранения исполнителем выявленных недостатков.

Для определения характеристик товаров могут использоваться определённые ГОСТы и иные нормативы. В качестве критериев приёмки заказчик может прописать различные требования. Например, требование о том, что упаковка товаров не должна быть нарушена, продукты питания и лекарства должны иметь определённые сроки годности и тому подобное.

При приёмке работ и услуг проверяется их соответствие ГОСТам, СНиПам и иным нормативам. Также заказчик проверяет, уложился ли исполнитель в установленные контрактом сроки и были ли по результатам выполнения работ или оказания услуг достигнуты поставленные цели.

Если закупочная документация не содержит конкретных критериев и сроков проведения приёмки, участнику закупки следует запросить у заказчика разъяснения

Если товар (работа, услуга) полностью не устраивает заказчика и он решает отказать в его приёме, заказчик должен оформить в ЕИС мотивированный отказ и направить его через ЕИС поставщику (исполнителю, подрядчику).

Если поставщик получил от заказчика обоснованный и подтверждённый экспертизой отказ, для него могут наступить негативные последствия, связанные с односторонним отказом заказчика от исполнения контракта и внесением в РНП. При одностороннем расторжении у поставщика есть 10 дней на исправление ситуации.

Если заказчик откажет в приёмке без каких-либо обоснований, исполнителю следует запросить пояснение причин отказа. В случае отсутствия ответа на запрос исполнитель может составить претензию либо обратиться в суд, если заказчик на неё никак не отреагирует.

Документальное оформление приемки товара

Для предупреждения ошибок при проведении процедуры приемки необходимо документально фиксировать каждый осмотр продукции. Это позволит избежать конфликтных ситуаций при общении с поставщиком при обнаружении нарушений по количеству или качеству продукции.

При этом необходимо заполнить документы:

1. Акт о приемке товаров, составленный по форме № ТОРГ-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).
2. Акт о приемке материалов, составленный по форме М-7 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а). Эта форма применяется в том случае, если при проверке доставленного в соответствии с договором товара покупатель обнаружил его ненадлежащее качество или недостачу.

При приемке продукции не обязательно использовать вышеперечисленные акты, законодательством допускается использование форм, которые устанавливают правила документооборота организации получателя.

Если при приемке продукции не выявлены недостатки: количество и качество соответствует параметрам, указанным в договоре, то, согласно правилам, материально ответственное лицо должно заполнить акт приема-передачи и указать следующую информацию:

• наименование документа;
• его порядковый номер и дата составления;
• реквизиты сторон договора поставки;
• информация о поставленном товаре (указывается наименование, количество продукции);
• сведения об упаковке (таре), в которой доставлен товар;
• реквизиты и подписи сторон, составивших акт.

Общие правила приемки товаров

Начальную стадию складского технологического процесса составляют операции по поступлению и приемке товаров. Структура и количество этих операций зависят от места приемки и вида груза, а также вида транспортного средства, которым товары доставлены на склад.

Если товары поступили в железнодорожных вагонах, то выполняются следующие основные операции: проверка целостности пломб и вскрытие вагона; осмотр состояния поступившего груза (состояние укладки, тары и т.д.); разгрузка вагонов с укладкой товаров на поддоны или тележки; первичная приемка товаров по количеству (проверка соответствия числа тарных мест сопроводительным документам); доставка сформированных партий товаров на участок приемки, экспедиционный склад или в зону хранения.

При поступлении товаров в железнодорожных контейнерах операции выполняются по следующей схеме: проверка целостности пломб и состояния контейнера (отсутствие повреждений и поломок); строповка и перемещение контейнера на разгрузочную рампу; перемещение контейнера в зону приемки товаров.

Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.

Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.

На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Похожие записи:

• Потери рабочего времени на предприятии
• Какой срок хранения журнала регистрации вводного инструктажа?
• Как написать жалобу председателю суда