Расчет отпускных: примеры расчета в 2022 году и калькулятор
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных: примеры расчета в 2022 году и калькулятор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет?
При исчислении среднего заработка:
-
учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, независимо от их источников (п. 2 Положения № 922). Данный перечень является открытым;
-
не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.
В каких случаях можно включить в расчет материальную помощь? В Определении от 26.12.2018 № 307-КГ18-21657 по делу № А66-8838/2017 ВС РФ решил, что матпомощь в размере трех должностных окладов (два оклада при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, один – по заявлению работника) относится к выплатам стимулирующего характера и является частью системы оплаты труда. В связи с этим ее нужно включать в расчет среднего заработка.
По мнению арбитров, матпомощь, которая по локальным актам считается стимулирующей выплатой и частью оплаты труда, нужно учитывать при расчете среднего заработка. В обоснование данного вывода суд приводит п. 2 Положения № 922, согласно которому для расчета учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя (Определение ВС РФ от 10.05.2018 № 307-КГ18-918 по делу № А66-13705/2016).
Можно ли включить в расчет доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки? Такую выплату можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка при выполнении следующих условий:
-
работодатель предусмотрел доплату в системе оплаты труда (отразил ее в трудовом договоре работника);
-
она включена в фонд оплаты труда;
-
доплата учитывается при определении сумм страховых взносов.
Расчетный и премиальный периоды
Расчетный период — период времени, за который рассчитывается средний дневной заработок с целью исчисления отпускных. В большинстве случаев он составляет 12 календарных месяцев перед месяцем ухода в отпуск (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).
Расчетный период может быть меньше 12 календарных месяцев. Например, работник устроился на работу 3 декабря 2014 г. В отпуск он может пойти через шесть месяцев — в июне 2015 г. (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данном случае отпускные нужно рассчитать исходя из заработка за период с 3 декабря 2014 г. по 31 мая 2015 г.
Премиальный период для годовой премии — год, за который начислена премия. Например, за 2014 г. Этот период еще называют периодом премирования. В Положении о среднем заработке он назван рабочим периодом. Это синонимы.
Расчетный период и период премирования могут не совпадать. Большинство работников предпочитают летний период для отпусков. Например, для майских отпускников 2015 г. расчетный период — с 1 мая 2014 г. по 30 апреля 2015 г., а премиальный — с 1 января по 31 декабря 2014 г.
Расчетный период отработан полностью, но в нем было исключаемое время. Период премирования отработан целиком, но не совпадает с расчетным
В этой ситуации термины «отработан полностью» и «отработан целиком» означают, что работник числился, состоял в трудовых отношениях с данным работодателем все 12 месяцев в премиальном и расчетном периодах. Премиальный и расчетный периоды не совпадают, но их продолжительность одинакова.
Поскольку в расчетном периоде было исключаемое время, при расчете отпускных можно учесть только часть годовой премии. Ее определяют пропорционально времени, фактически отработанному в расчетном периоде. Обратите внимание: именно в расчетном периоде, а не в периоде премирования.
Для того чтобы рассчитать пропорцию при учете премиальных, можно воспользоваться специальной формулой. Ее предложили специалисты Минздравсоцразвития России в Письме от 26.06.2008 N 2337-17:
--------------¬ ------------¬ -------------¬ -------------------¬
¦Часть премии,¦ ¦ ¦ ¦ Количество ¦ ¦ Количество дней, ¦
¦которую можно¦ ¦ Премия, ¦ ¦рабочих дней¦ ¦ фактически ¦
¦ учесть при ¦ = ¦начисленная¦ : ¦ в расчетном¦ x ¦ отработанных ¦
¦ расчете ¦ ¦ работнику ¦ ¦ периоде ¦ ¦ в расчетном ¦
¦ отпускных ¦ ¦ ¦ ¦ по графику ¦ ¦периоде по графику¦
L-------------- L------------ L------------- L-------------------
Пример 4. Работник числился в компании и в расчетном, и в премиальном периодах. Эти периоды не совпадают. В расчетном периоде было исключаемое время
И.И. Пажов трудится в компании с 2010 г. Ему предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 27 апреля 2015 г. на 14 календарных дней.
Оклад работника — 40 000 руб. в месяц.
Входит ли единовременная выплата, не связанная с оплатой труда, в базу расчета средней зарплаты?
Такие премии также выдаются на некоторых предприятиях. Они выписываются руководством к юбилею заслуженного работника, профессиональному или иному празднику. Их начисление производится нерегулярно. Эти выплаты, не входящие в расчет суммы среднего заработка, не предусмотрены действующей системой оплаты труда и оформляются отдельными приказами.
Следует помнить, что формулировки наподобие «… премировать в связи с 60-летием и за ударные показатели» вызывают повышенный интерес проверяющих органов, особенно если речь в приказе идет о руководителях предприятия.
Перерасчет отпускных в случае выплаты премии к празднику или какой-либо другой знаменательной дате (то есть если она не связана с выполнением трудовых обязанностей), не требуется.
Предоставление отпуска в рабочих днях
В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:
- работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
- работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)
Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.
Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.
Произведём расчёт отпускных.
- Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
- Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:
33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.
- Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:
1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.
Годовая премия при расчете отпускных, пример расчета
Годовая премия, как правило, включается в систему оплаты труда, что подтверждается локальными актами предприятия, но в ее учете при расчете отпускных имеются особенности, которые прописаны в письме Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17. Так, в документе сказано, что годовая премия при отработанном расчетном периоде, который необходим для назначения отпуска, должна учитываться полностью. Если же период отработан не до конца и временной промежуток, за который начисляется годовое вознаграждение, не совпадает с периодом отпуска, премия учитывается соразмерно отработанному времени.
Пример: И. предоставлен очередной отпуск с 03.02.2020 по 02.03.2020, т. е. расчетный период средней заработной платы в данном случае — с 01.02.2019 по 31.01.2020, при этом в 2019 году он получил премию по итогам года в размере 50 000 руб. Так как период для расчета отпускных начинается с 01.02.2019, из суммы премии для расчета отпускных нужно вычесть выплату за 1 месяц (т. е. 50 000 / 12 = 4167 руб.). Соответственно, бухгалтерия должна включить в расчет 45 833 руб. (50 000 − 4167).
***
Таким образом, если премия включена в систему зарплаты и уже начислена работнику, то ее стоит учитывать в расчете отпускных. Если же речь идет о том, что период, за который выплата произведена, не совпадает с периодом для назначения отпуска, премия учитывается пропорционально отработанному времени.
Что регулирует процесс включения премий в расчет?
Нюансам, имеющим значение для расчета среднего заработка, посвящено положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), и именно в нем говорится предметно о премиях.
Премии упоминаются в подп. «н» п. 2 положения № 922, где отмечается, что эти выплаты обязательно должны быть предусмотрены действующей системой оплаты за труд. Но основные моменты, касающиеся премий, изложены в п. 15 положения № 922. Они предписывают премиальные выплаты, начисляемые:
- Ежемесячно, учитывать в их фактическом размере, но не больше чем одну за каждый месяц периода расчета в отношении каждого из показателей премирования.
- За период работы больше месяца, включать в расчет в их фактическом размере в отношении каждого из показателей премирования, если период их начисления не больше продолжительности периода расчета, в противном случае — в размере, соответствующем месячной части премии за каждый из месяцев, составляющих период расчета.
- За год, предваряющий то событие, с которым связан расчет, учитывать в их фактическом размере независимо от того, когда в реальности начисляют эту выплату.
Об иных видах премии мы рассказываем в материале «Какие бывают виды премий и вознаграждений работникам?».
Общим для премий правилом, установленным п. 15 положения № 922, является необходимость учитывать сумму премии в пропорции к фактически отработанному в периоде расчета времени, если этот период отработан не полностью или в нем есть периоды, не подлежащие учету в расчете (п. 5 положения № 922). Это правило действует при условии, что в момент начисления премии фактически отработанное время не было учтено. К премиям, при начислении которых учитывают долю отработанного времени, обычно (но не всегда) относятся начисляемые за определенный период, например ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные.
Не подлежат учету при определении среднедневного заработка (п. 5 положения № 922) периоды:
- сохранения среднего заработка;
- нахождения на больничном;
- неисполнения работы по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от одной из сторон;
- использования дополнительных выходных, предназначенных для ухода за детьми-инвалидами;
- иные оплачиваемые или неоплачиваемые периоды освобождения от работы.
Пропорцию, учитывающую долю отработанного времени для распределения каждой из премий, рассчитывают как отношение фактически отработанных в периоде расчета рабочих дней к общему количеству рабочих дней, входящих в этот период (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17).
Премиальный и расчетный периоды
Премии являются частью зарплаты и участвуют в расчетах среднедневного заработка. Но при учете премий необходимо соблюдать особые правила (подробно о них расскажем ниже). Чтобы не допустить ошибок, понадобится четко разграничить два понятия: расчетный период и премиальный период.
Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения). Если отпуск начался в июле 2012 года, то расчетным будет период с 1 июля 2011 года по 30 июня 2012 года включительно. В ситуации, когда сотрудник еще не успел отработать 12 месяцев в данной организации, для расчета отпускных берется зарплата за время, фактически отработанное в организации.
Премиальным будем называть период, за который начислена премия. Если, к примеру, премия начислена за первый квартал 2012 года, то премиальным периодом будет январь, февраль и март 2012 года.
Какие правила в части премий важны для расчета отпускных?
Итак, согласно изложенным выше правилам премию при расчете отпускных нужно учесть, если она:
- учтена в системе оплаты труда;
- поименована во внутреннем нормативном акте работодателя, отражающем процедуру премирования;
- начислена в периоде расчета или должна быть учтена (годовая премия) в этом периоде;
- не может расцениваться как дублирующая выплату той же периодичности за аналогичный показатель премирования в одном и том же периоде;
- пересчитана пропорционально доле фактически отработанного времени за период расчета, если в отношении нее необходим такой пересчет.
Из дублирующих выплат действующие правила не препятствуют выбору наибольшей по размеру. Правила такого выбора следует отразить во внутреннем нормативном акте о премировании.
Возможность принятия премий в расчет среднего заработка в полном или неполном размере зависит от трех обстоятельств:
- полностью ли отработан период расчета;
- входит ли период начисления премии целиком в период расчета;
- пропорционально доле отработанного времени или без учета этого соотношения происходило начисление премии.
Последствия ошибок в принятии в расчет премий
Ошибки в учете премий при расчете среднего заработка делятся на 2 вида по влиянию на размер дохода, определяемого за расчетный период:
- завышающие этот доход и, соответственно, сумму отпускных;
- занижающие этот доход и, соответственно, приводящие к начислению отпускных в меньшей сумме.
Завышение возникает при включении в расчет премий:
- не учтенных в системе оплаты труда;
- не отраженных во внутренних нормативных актах;
- начисленных не в периоде расчета или не относящихся (если премия годовая) к этому периоду;
- дублирующих друг друга по показателям премирования при одной и той же периодичности;
- не пересчитанных в пропорции к доле фактически отработанного в периоде расчета времени, если это надо было сделать.
Занижение образуется, если в доход не включены какие-то из начисленных в периоде расчета премий. Кроме того, и завышение, и занижение могут быть связаны с неверным расчетом суммы премии или ее неправильным пересчетом в пропорции к фактически отработанному в периоде расчета времени.
Выявленные ошибки в любом случае требуют исправлений, так как:
- завышение неправомерно увеличивает расходы на оплату труда, учтенные в затратах, уменьшающих базу по прибыли;
- занижение ущемляет права работника.
Занижение суммы исправить достаточно легко: нужно сделать перерасчет и доплатить работнику недостающую сумму. Суммы завышения, объясняющиеся счетной ошибкой, можно удержать из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ). А вот суммы завышения, не связанные с подобной ошибкой и объясняющиеся, по существу, нарушением работодателем норм законодательства при расчете среднего заработка, получить от работника обратно достаточно сложно: он может не согласиться на добровольное удержание и судебные органы вряд ли признают за ним обязанность это сделать, поскольку его вина в создавшейся ситуации отсутствует.
О том, какие еще удержания возможны из зарплаты работника, читайте в материале «Ст. 137 ТК РФ: вопросы и ответы».
Дата начисления премии и производственные показатели
Для ежемесячных и ежеквартальных премий действует правило: в расчете среднедневного заработка участвуют только премии, дата начисления которых относится к расчетному периоду. Если премия начислена после окончания расчетного периода, при вычислении отпускных она не учитывается.
Пример 5 В апреле 2012 года сотруднику начислили премию по итогам первого квартала. В июле 2012 года сотруднику начислили премию по итогам второго квартала. В июле 2012 года сотрудник ушел в отпуск. Расчетный период — время с 1 июля 2011 года по 30 июня 2012 года. Дата начисления премии за первый квартал относится к расчетному периоду, поэтому бухгалтер учел эту премию при определении среднедневного заработка. Дата начисления премии за второй квартал не относится к расчетному периоду, поэтому бухгалтер не стал учитывать эту премию при определении среднедневного заработка.
Премии по итогам работы за предшествующий год учитываются независимо от даты начисления. Другими словами, годовая премия участвует в расчете отпускных даже в том случае, если она начислена после завершения расчетного периода.
Если за какой-либо месяц начислено несколько премий за один и тот же производственный показатель (объем продаж, количество заключенных договоров и пр.), то при расчете отпускных разрешено учесть только одну из премий. То же относится и к квартальным премиям: за один квартал разрешено учесть не более одной премии, начисленной за тот или иной показатель.
В заключение приведем ссылки на статьи, в которых были рассмотрены другие сложные вопросы, связанные с расчетом отпускных: «Начисление отпускных: расчет при повышении оклада и налоговый учет при «переходящем» отпуске» и «Начисление отпускных: когда некоторые выплаты исключаются из расчета».
Единовременные премии
В отличие от регулярных премий, единовременные выплачиваются при каком-либо важном для компании событии. Чтобы такие премии учитывались при формировании отпускных, они должны соответствовать стандартным условиям (есть в системе оплаты, выпущен нормативный акт, сумма начислена во время расчета).
Для этих премий период времени не принимается во внимание, а при подсчете отпускных они учитываются в полном размере. Исключение составляют выплаты, произведенные за конкретную работу на протяжении указанного временного отрезка.
Если единоразовая премия начисляется за достижения, проведенные более чем за год, то сумма округляется до месячной и рассчитывается уже в таком формате.
Большинство условий для подсчета ежегодной премии являются стандартными, но есть и особые моменты.
Во-первых, при подсчете отпускных всегда учитывается предыдущая годовая премия. Если сотрудник последний раз брал отпуск в августе 2018, то приниматься в расчет будут только выплаты 2021 года.
Важно! При этом сотрудник, который берет отпуск за период нового, 2021 года, также получит выплаты с годовой премии. Например, если расчетный период длится с января по декабрь 2020 года, то в начале 2021 бухгалтерия обязана будет пересчитать и добавить отпускные с учетом данной премии.
Во-вторых, из-за длительности периода ее выплаты очень редко совпадают с расчетным периодом отпускных. Если он был отработан полностью, то выплаты проводятся в полной сумме, без перерасчета. В ситуации, когда период отработан не весь (как в случае с принятием на работу в феврале), а премия начисляется без учета времени, ее пересчитывают.
Если расчетный период отработан полностью
Если расчетный период отработан полностью, годовая премия учитывается в полном объеме.
Пример 5. Сотрудник компании «Вкус хлеба» Н.Н. Чиабатов в соответствии с графиком отпусков уйдет в отпуск с 3 по 16 марта 2014 года. В расчетном периоде — с 1 марта 2013 года по 28 февраля 2014 года — ему были начислены:
— ежемесячно — заработная плата в размере 26 000 руб.;
— в марте 2013 года — премия в сумме 20 000 руб. по итогам работы за 2012 год;
— в феврале 2014 года — премия в сумме 25 000 руб. по итогам работы за 2013 год.
Годовые премии выплачены на основании положения о премировании, принятого в компании. Рассчитаем размер среднего дневного заработка и сумму отпускных, если расчетный период отработан Н.Н. Чиабатовым полностью.
Решение. Несмотря на то что в расчетный период входит 10 месяцев 2013 года, премию по итогам 2013 года бухгалтер включит в расчет среднего заработка, сохраняемого на время отпуска работника, в полной сумме.
Премия по итогам работы за 2012 год, начисленная в расчетном периоде — марте 2013 года, в расчет не включается.
Средний дневной заработок Н.Н. Чиабатова будет равен 955,22 руб. [(26 000 руб. х 12 мес. + 25 000 руб.) : 12 мес. : 29,4].
Сумма отпускных Н.Н. Чиабатова составит 13 373,08 руб. (955,22 руб. х 14 календ. дн.).