Бухгалтеру на заметку: что нужно знать о «первичке»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтеру на заметку: что нужно знать о «первичке»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.
Трудности перевода «первички»
По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.
Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
- постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.
Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной
Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете. Это связано с тем, что положение пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса прямо гласит: перевозка груза подтверждается транспортной накладной.
Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703;
- письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.
Первичные документы бухгалтерского учёта: перечень
Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:
- счёт на оплату;
- платёжное поручение;
- товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- кассовый, товарный чек;
- бланк строгой отчётности (БСО);
- акт выполненных работ;
- расчётно-платёжная ведомость;
- акты приёма-передачи, списания ОС;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- авансовый отчёт;
- бухгалтерская справка.
Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:
- договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
- счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.
Вопрос 1: На какие операции и когда именно оформляются первичные учетные документы?
«Каждый факт хозяйственной жизни» (формулировка из № 402-ФЗ, подразумевает экономическую операцию) подлежит оформлению первичным учетным документом. Иначе говоря, первичный учетный документ является свидетельством того, что организация совершила операцию, влияющую на ее экономическое состояние. На каждую операцию заводится учетная первичная документация.
Согласно закону, не допускаются к учету первичные документы, которыми оформлены «липовые» сделки, то есть не имевшие места, мнимые и притворные.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в момент проведения операции. Если в момент проведения операции сделать это не представляется возможным, тогда закон позволяет завести документы первичного учета после окончания операции.
Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?
Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.
Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.
Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.
Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.
Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.
Состав первичной документации в бухгалтерии
Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.
Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:
- договоры;
- счета для оплаты;
- платежи;
- накладные на товары;
- акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
- счета-фактуры.
Требования к документам на электронных носителях
Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.
Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.
По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.
На что обратить внимание начинающему бухгалтеру?
1. Отчетность
Одно из главных правил – сдать отчетность в срок. Здесь на помощь приходят программы для формирования отчетности «1С». Специальные формы помогают делать это автоматически, что сэкономит вам время. Но не стоит забывать, что программные решения не наделены интеллектом, а значит не застраховывают вас от ошибок на 100%. Поэтому перед отправкой отчетности проверяйте соответствие заполненных строк в разных формах – при проверке именно этому чаще всего уделяют внимание налоговые инспекторы.
А чтобы избежать недочетов и научиться исправлять уже допущенные ошибки, обучитесь работе в «1С» у профессионалов. Сотни сотрудников бухгалтерии отмечают положительные результаты после прохождения курсов по бухучету в «1С». Это один из лучших способов повысить свой уровень компетентности, ведь решения «1С» используют свыше 80% организаций в РФ. С уверенностью можно говорить, что начало работы бухгалтером – это начало работы с «1С».
2. Сроки
«Как же сдать отчетность в срок, если времени всегда не хватает?» — таким вопросом часто задаются новички. Пунктуальность и ответственность играют решающую роль в этом вопросе. Каждая минута на счету, иначе – просрочка, штраф, пени.
Есть одна история, которая способна отучить от привычки затягивать со сдачей отчетности. Однажды бухгалтеру предстояло сдать отчетность за I квартал. 29 апреля, в понедельник, дело шло к сдаче декларации по налогу на прибыль. Оставалось совсем немного – добавить завершающие штрихи. Но пятничным утром компьютер просто не включился вследствие заражения вирусом. В итоге труды многих часов сотен московских бухгалтеров были стерты. Выходные дни превратились в 48-часовой рабочий хаос, чтобы 29-го апреля к полудню можно было сдать достоверный отчет. Сдать отчетность в срок удалось благодаря наличию на руках необходимых первичных документов.
Очевидно, стоит задуматься о цене риска.
3. «Первичка»
Любой опытный бухгалтер скажет вам, что на освоение первичных документов уходят годы. Может показаться, что начало работы бухгалтером – это всего лишь заполнение «приходников» и «расходников» — проще простого. Но не совсем так.
В работе с «первичкой» важно отслеживать законодательные изменения. Например, чтобы на всех документах были своевременно проставлены необходимые по законодательству визы, а также порядок, которым регламентируются кассовые операции. Все недочеты в первичных документах налоговая и руководство спрашивает именно с бухгалтера.
Когда поток «первички» слишком большой, кажется, что некоторые операции можно отложить и отразить позже. Например, завтра или послезавтра – ничего страшного не случится. Однако бывают ситуации, когда коллега не успел доделать кассовую книгу и ушел на больничный. В таком случае замещать его предстоит вам. Ваши обязанности расширятся до «восстановления» кассы по чекам ККТ, но, помимо этого, у вас и своих задач хватает. Особенно тех первичных документов, которые вы решили отложить на завтра.
Правила заполнения первичной документации
Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:
- В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
- Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
- «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
- Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
- Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.
Обязательные реквизиты первичного документа
Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.
В обязательном порядке первичный документ должен содержать:
- непосредственно название документа;
- дата, когда документ был составлен;
- название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
- суть хозяйственной операции;
- натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
- указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
- подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.
Разбираемся в определениях
Бухгалтерский документ – это способ «записи» деятельности компании, с помощью которого можно «увидеть», чем занимается организация, в каком финансовом положении находится и пр.
Бухгалтерские документы могут быть первичными и вторичными. Если говорить о том, что такое первичный документ, то следует обратиться к его функции – фиксации определенной операции (акт, например, подтверждает оказание услуги). Он становится основанием для внесения соответствующих записей в учете, которые впоследствии могут использоваться для формирования вторичных документов (например, сводных ведомостей).
Разбираясь в вопросе, что такое закрывающие документы для бухгалтерии, нужно помнить об их главном назначении – закрыть сделку. Подписи на данных документах – свидетельство того, что все обязательства выполнены.
Важно
Первичный документ – не равно закрывающий. Договор, например, относится к первой категории, но не является доказательством выполнения обязательств (т.е. не является закрывающим).
Понятие бухгалтерских документов и их виды
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.
Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.
Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.
Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.
Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
- акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
- требование (по отпуску материалов, платежные требования);
- ордер (ПКО, РКО);
- поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
- счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
- отчет (авансовые и пр.).
Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.
Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).
Первичные документы в бухгалтерском учете
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)
При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).
Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.
Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.
После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.
Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа.
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.
Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с… по… включительно), другие справочные сведения.
Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.
Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.
Что представляет собой первичный документ
Первичный бухгалтерский документ — это носитель данных, в котором отражаются один или несколько фактов хозяйственной жизни предприятия. На основании первички сведения об отраженной в ней хозяйственной операции вносятся в регистры бухгалтерского учета.
Первичным документом бухгалтерского учета, который ведется частным хозяйствующим субъектом, может быть любой носитель данных, соответствующий критериям, которые определены п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Первичка подлежит составлению при совершении документируемого факта хозяйственной деятельности или сразу после его совершения (п. 3 ст. 9 закона 402-ФЗ).
Вместе с тем использование определенных форм первичной документации в бухгалтерии в отношении частных фирм может быть прямо установлено законом. Пример — первичка, представленная формами ПКО и РКО. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предписывают составлять их по формам № 0310001 и 0310002 по КНД соответственно.
Любое частное предприятие вправе использовать унифицированные формы первичных документов бухгалтерского учета. Например, учет в области кадров может вестись с применением форм, введенных в оборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если предприятие — государственное, то оно обязано использовать те формы первички, которые установлены специальным нормативным актом. Сейчас такой основной норматив — приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Уровень документирования фактов
По уровню документирования фактов первичка может быть:
1. Событийной.
В такой первичке отражаются отдельные события хозяйственной жизни:
- прием или передача тех или иных материальных активов (подтверждается актом);
- прием или выдача денежных средств (подтверждается РКО, ПКО, кассовым чеком);
- выполнение обязательств перед контрагентом по договору (подтверждается счетом на оплату).
2. Аналитической.
Это может быть первичка, которая:
- обобщает данные по разным типам ранее использованной событийной первички;
- составляется на основании ранее выданной событийной первичной документации.
Типичный пример аналитической документации — Кассовая книга. Сведения в ней заполняются на основе данных, отраженных в РКО и ПКО.