Калькулятор среднесписочной численности работников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Калькулятор среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Когда подать отчет о среднесписочной численности за июль 2020г.
Общеустановленный срок представления отчета о среднесписочной численности за предыдущий год — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. Однако данный отчет с 2021 года отменен — информация будет включаться в расчет по стразовым взносам.
Что касается среднесписочной численности по вновь созданным компаниям, для них никаких изменений не предусмотрено. Они должны сдавать отчет о среднесписочной численности в обычные сроки, установленные ст. 80 НК РФ — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным.
Если организация создана или реорганизована в июле 2020 г., отчет нужно сдать в ИФНС не позднее 20 августа. Далее компания будет отчитываться в общеустановленном порядке — то есть подавать сведения вместе с РСВ за год в срок не позднее 30 января года, идущего за отчетным.
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Ответственность за непредставление сведений о среднесписочной численности работников в установленные сроки
За непредставление в установленный Налоговым кодексом срок сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщик, а также его должностные лица могут быть привлечены к налоговой и административной ответственности:
- п. 1 ст. 126 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за непредставление в определенный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом, в виде взыскания штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ;
- ст. 15.6 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в определенном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженной форме, в виде наложения на должностных лиц (к ним КоАП РФ приравнивает индивидуальных предпринимателей) административного штрафа в размере от 300 до 500 руб.
С отчета за январь 2023 года вводится новые месячные формы.
И так, начиная с отчета за январь 2023 года:
- № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
- № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов».
Начиная с отчета на 1 февраля 2023 года:
- № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате».
Одновременно с этим упраздняются аналогичные формы, действующие в настоящее время, а также отменяются представляемые 1 раз в 3 года формы:
- № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»,
- № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».
Алгоритм выявления среднесуточной численности работников
Показатели среднесуточной численности сотрудников по состоянию на определенный период времени, за который собственно предприятию и необходимо произвести отчет, необходимо рассчитывать с учетом параметров, отмеченных в Порядке заполнения и представления формы федерального госстатнаблюдения под номером 1-Т.
Данный документ получил название «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», которое хорошо известны каждому профессиональному бухгалтеру или профессиональному экономисту.
При этом следует понимать, что среднесписочная численность сотрудников компании или промышленного предприятия должна определяться за годовой период посредством сложения данного показателя за каждый отдельный месяц, относящийся к данному промежутку.
Количество работников, которые трудились на производстве в течение отдельно взятого месяца и каждый день приходили в компанию. Все это в конечном счете необходимо разделить на 12, но считать при этом даже праздничные и выходные дни, что очень важно.
Специалисты понимают, что численность сотрудников учитывается за отдельно взятый день не только по наличию на рабочих местах тружеников, но считать необходимо и тех мастеров, которые в силу разного рода обстоятельств пропустили день. Данные критерии осуществления такого рода подсчета сотрудников отражены в пункте девятом ранее отмеченного Постановления.
Если для осуществления основной деятельности привлекаются внешние совместители, а также привлеченные работники в рамках гражданско-правовых взаимоотношений, а также мастеров, отправленных в заграничную командировку или же на обучение на курсы переподготовки и повышения квалификации.
Дело в том, что в отчетный период данные труженики находились в так называемом отрыве от производства, а стало быть, они не могут осуществлять никаких полезных действий для организации.
Расчет среднесписочной численности онлайн
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются налогоплательщиком в ФНС (п.3 ст.80 НК РФ):
- не позднее 20 января текущего года,
- не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована) — случае создания (реорганизации) организации.
Указанные сведения представляются по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. №ММ-3-25/174@
«Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год»
.
Данный отчет необходимо сдать в ФНС вне зависимости от того, сколько сотрудников находится в штате компании. Отчет предоставляется:
- По месту налогового учета компании,
- По месту регистрации ИП*.
При этом, согласно разъяснениям Минфина, данным в Письме от 20.03.2012г.
№03-02-08/24, ИП обязан предоставлять данные сведения, вне зависимости от того, есть ли у него наемные сотрудники: «В п. 3 ст. 80 Кодекса и в Приказе ФНС России от 29.03.2007г. №ММ-3-25/174@
«Об утверждении формы сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год»
не предусмотрено, что налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, у которых отсутствуют наемные работники, не представляют в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников.» Кроме того, данный показатель участвует в расчете некоторых налогов и необходим при выполнении ряда требований Налогового кодекса, так как с показателем среднесписочной численности работников (СЧР) связано немало обязанностей и льгот налогоплательщиков.
Так, например, согласно п.3 ст.80 НК РФ:
- налогоплательщики, СЧР которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек,
- а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел,
представляют налоговые декларации (расчеты) в ФНС по установленным форматам в электронной форме и не имеют права воспользоваться для предоставления деклараций бумажными носителями.
Бесплатная программа для подготовки деклараций
Чтобы быстро и правильно подготовить отчетную форму, существует множество специальных программ. ФНС рекомендует нам одно из таких бесплатных ПО – Налогоплательщик ЮЛ. Далее рассмотрим алгоритм заполнения отчета в этом ресурсе.
Первым делом следует проверить, не появилось ли новое обновление программы с тех пор, как она была установлена на вашем компьютере. Не секрет, что постоянно вносятся какие-то налоговые изменения, и естественно, программа дорабатывается.
Самый надежный способ это проверить – зайти на официальный сайт федеральной налоговой службы. Здесь же вы можете скачать инсталляционный файл актуальной версии Налогоплательщик ЮЛ.
Есть небольшой нюанс: если скачать самое последнее обновление, оно может не установиться на вашу версию. Поэтому актуальную версию нужно ставить прежде обновления. По состоянию на конец 2021 года актуальны корневая версия 4.64 и обновление к ней 4.64.3.
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Кого не считать в среднесписочную численность
Кроме самозанятых ИП есть еще несколько категорий которые учитывать не стоит. Это:
- адвокаты;
- военнослужащие;
- совместители со внешними организациями;
- сотрудники, которые были отправлены в рабочую командировку в другое государство;
- работники, с которыми был заключен договор, с целью обучения (предусмотрена выплата стипендии);
- владельцы организаций, не оформленные штатной единицей и не получающие заработную плату;
- лица, оформленные по гражданско-правовому договору;
- студенты, проходящее обучение в образовательных учреждениях в период отпуска без сохранения заработной платы;
- женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или декрете.
Как наказывают за непредставление сведений о ССЧ
Срок сдачи среднесписочной численности в 2021 году не установлен, так как эта форма отчетности как самостоятельный документ отменена с января текущего года. Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ). За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст.
119 НК РФ — Штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.
Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:
- административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
- штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
- при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.
Создавайте РСВ в СБИС. Программа сама сформирует отчет по данным бухучета и сведениям о сотрудниках. Узнать подробнее.
Для чего нужен показатель
Сведения о среднесписочной численности работников (внешние совместители) подаются в органы статистики или налоговую инспекцию и отправляются в ПФР.
Такой показатель определяется по правилам, установленным на федеральном уровне. Формула расчета проста: следует суммировать число трудящихся за каждый день в течение месяца, а затем разделить полученную цифру на число календарных дней в этом периоде.
Совместители не входят в среднесписочная численность работников, согласно Приказу Росстата № 772 от 22.11.2017. Они учитываются отдельно. Должность роли не играет. Например, для директора совместительство ничем не отличается от любой другой должности. Директор будет показан в отчетах ССЧ по основному месту работы.
Приказ 772 содержит Указания по заполнению различных статистических форм. В контексте рассматриваемой темы важна Форма П-4. Она содержит и нужную нам информацию.
Входят ли совместители в среднесписочную численность?
При этом формой отчета № П-4 предусмотрено заполнение нескольких разделов:
- со сведениями, отражающими среднесписочную численность;
- с информацией о средней численности работников, трудоустроенных на основании гражданско-правовых договоров;
- среднесписочная численность внешних совместителей.
Форма КНД 1110018 – сведения о среднесписочной численности, состоит из 1 страницы, в ней необходимо указать:
- регистрационные данные о предприятии или ИП;
- заполнить графы, идентифицирующие налоговый орган;
- дату, на которую произведен расчет численности;
- средняя прошлогодняя численность в целых единицах.