Инструкция: как рассчитать резерв отпусков
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как рассчитать резерв отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Резерв по отпускным — это объем обязательств, которые юрлицо принимает на себя в отношении выплат своим работникам, использующим ежегодный оплачиваемый отпуск. По всем характеристикам он отвечает понятию «оценочное обязательство», подчиняющемуся положениям ПБУ 8/2010 (утверждено приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н).
Бухгалтерский учет резерва отпусков
Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:
Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).
Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».
Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:
- Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва;
- Дебет 96 Кредит 69 – начислены взносы в фонды за счет резерва.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом
Пример
Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ) в бухгалтерском и налоговом учете. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться обязательства и резервы, составляет 1000000 руб. в год.
За январь 2021 г. сотрудникам ООО Конфетпром начислено по окладу — 145000 руб., страховые взносы — 43500 руб., взносы НСиПЗ — 290 руб. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков за январь 2021 г.
Настройка учета оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков в организации производится в настройке учетной политики организации (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков. В связи с тем, что организация формирует оценочные обязательства (резервы) нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить: процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задается в поле Размер отчислений % от ФОТ, а в поле Предельная величина — предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства (резервы).
Ввод остатков оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром в связи с переходом на новую версию программы необходимо ввести остатки оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с оценочных обязательств (резервов) по отпускам на начало 2021 г. Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом.
Остатки оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с оценочных обязательств (резервов) по отпускам регистрируются в документе Резервы отпусков по виду операции Корректировка остатков. В нашем примере остатки вводятся на 1 января 2022 г., поэтому в поле Месяц документа укажите Декабрь 2021.
Ввести остатки можно:
-
на закладке Обязательства и резервы текущего месяца в разрезе подразделений и способов отражения, если данные об остатках оценочных обязательств (резервов) отпусков по сотрудникам отсутствуют. Тогда в следующем после ввода остатков месяце данные суммы будут учтены при расчетах и распределены между сотрудниками пропорционально (с учетом остатков отпусков)
-
на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам в разрезе сотрудников и способов отражения, если имеются данные об остатках оценочных обязательств (резервов) отпусков по сотрудникам. Тогда данные автоматически сформируются на закладке Обязательства и резервы текущего месяца в разрезе подразделений и способов отражения.
Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.
Пример
Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2021 года данные за квартал следующие:
- количество дней неиспользованного отпуска — 134;
- за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
- в квартале 91 день.
- Рассчитаем резерв на 31.03.2021:
СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.
- Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
- на 31.03.2021 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
- во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
- количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
- заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.
Таким образом, по состоянию на 30.06.2021 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.
Вопрос о том, как рассчитать резерв отпусков в налоговом учете, рассмотрим далее.
Начнем с положения о выплате отпуска в налоговой отчетности. Оно может создаваться лишь компаниями по принципу начисления.
Соответственно, организации на УСН или НВД не имеют этой возможности.
Чтоб найти резерв, сначала нужно высчитать два оценочных показателя на следующий год.
Во-первых, это сумма отпускных. Во-вторых – оплата труда. В обоих значениях учтены и страховые платежи.
Высчитываем процент отчислений в резерв по формуле:
ПО = О/ ЗП,
где: ПО — процент отчислений в резерв.
О — приблизительная сумма отпускных на следующий год и страховые платежи.
ЗП — планируемые затраты на заработную плату в предстоящем году, включая страховые платежи.
Компания будет создавать отчисления в резерв и включать их в налоговые затраты каждый месяц, начиная с января.
В конце года (как правило, 31 декабря) принципиально важно провести инвентаризацию резерва и сопоставить скопленные за год затраты и реальные отпускные. Разница может быть включена в оплату труда.
А что делать в случае, если компания совершенно не пользовалась резервом? Все будет зависеть от того, планирует ли она начислять его в следующем году или нет.
Если компания не взимает резерв, она будет включать излишек в доходе.
Если организация решила создать резерв на следующий год, то тогда порядок начислений различается. Компания не может включать определенную часть затрат в выручку. Для необходимо найти служащих, которые не полностью использовали свои дни отпуска, намеченные на этот год. Потом высчитать сумму пособия на их каникулы, беря во внимание платежи, которые пригодятся для оплаты в это время.
Результатом расчета будет остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год.
Порядок выравнивания показателей в налоговом учете
Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации. Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу. В процессе инвентаризации уточняются данные:
- Полноты использованных отпусков
- Сумм, направленных на выплату среднего заработка за время отпусков.
- Осуществленных отчислений в фонды.
- Отклонений фактических от расчетных показателей.
По итогам проведенной инвентаризации могут быть выявлены отклонения в одну или другую сторону. Лицо, ответственное за ведение учета принимает меры по выравниванию показателей.
| Показатель | Причины возникновения | Предпринимаемые действия |
| Выявлены недоиспользованные суммы резерва на отпуск | Фактическое использование меньшего числа отпусков, массовое увольнение работников | Разница подлежит включению в состав внереализационных расходов |
| Сумма разницы не включается в расход при планировании создания резерва в будущем периоде | ||
| Установлен недостаток средств резерва | Фактическое число дней отпуска работников получилось больше расчетного за счет предоставления отпусков вновь принятым работникам | Выплаты сверх резерва включаются в расходы в размере фактических затрат |
Резервы по отпускам проводки в налоговом и бухгалтерском учете
В конце года бухгалтер организации доначислил резерв до фактических расходов на оплату отпусков. В бухучете он сделал проводки:
Дебет 44 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» – 19 416 руб. – доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) над величиной резерва.
- При расчете налога на прибыль бухгалтер учел в расходах 19 416 руб.
- Если окажется, что сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков, порядок учета разницы зависит от того, будет организация в следующем году создавать резерв на оплату отпусков или нет.
- Организация может не вносить изменений в учетную политику и продолжить создавать резерв на оплату отпусков (по той же методике).
- НК РФ. В пункте 3 данной статьи говорится:
- Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
- Пункт 5 этой же статьи звучит так:
- Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.
- Отсюда можно сделать вывод, что остаток резерва включается в состав внереализационных доходов только в том случае, если резерв в следующем году создаваться не будет.
- Операция Дебет счета Кредит счета Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
- Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.
Учет и расчет резерва отпусков 2020
Резерв на оплату отпусков создают в текущем периоде для использования в будущих. За счет резерва потом выплачивают отпускные, компенсации при увольнении за неиспользованный отпуск, страховые взносы в фонды. В этой статье раскрываем вопросы формирования, расчета и учета резерва отпусков 2020.
Также смотрите:
Резерв на оплату отпусков в текущем году должны создавать все работодатели. Исключение составляют только те, кому разрешено вести упрощенный учет.
Резерв на отпуска (далее также – РО) показывает величину обязательств перед работниками по оплате отпусков.
Компании сами решают, на какую из отчетных дат формировать РО. Допустимы варианты, когда РО создают:
- на последнее число каждого месяца;
- на последний день отчетного квартала;
- ежегодно 31 декабря.
Отметим, что наиболее предпочтителен первый вариант, т. к. он показывает полную картину по сложившейся ситуации с оплатой отпусков. Однако этот метод более трудоемкий и требует значительного времени бухгалтера.
Последний вариант – самый простой. К нему прибегает основное число компаний, которые составляют отчетность только по итогам года.
Второй вариант – золотая середина и считается более оптимальным с точки зрения эффективности и трудоемкости затрат по его расчету.
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Для целей бухгалтерского учета резерв на предстоящую оплату отпусков признается оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 г. №167н, далее по тексту — ПБУ 8/2010). Правом не создавать отпускные резервы наделены лишь субъекты малого предпринимательства, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Все остальные организации должны в бухгалтерском учете резервировать суммы на оплату отпускных.
Никакой конкретной методики формирования отпускного резерва на законодательном уровне не установлено. В п.15 ПБУ 8/2010 изложен лишь общий подход к созданию оценочного обязательства: признается в бухгалтерском учете в размере, достаточном для исполнения обязательств перед работниками в части отпускных выплат на отчетную дату. То есть величина созданного отпускного резерва в бухгалтерском учете на отчетную дату должна соответствовать сумме выплаты причитающихся отпускных (с учетом начисленных страховых взносов во внебюджетные фонды) всем работникам организации на эту же дату.
Алгоритм резервирования расходов на создание отпускного резерва необходимо закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008). Образец формулировки для вставки в учетную политику для целей бухгалтерского учета приведен в примере №1. Аналогичный алгоритм создания резерва можно использовать и для целей налогового учета. При этом следует учитывать, что предполагаемый размер расходов на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете может не совпадать (некоторые расходы на оплату труда могут не признаваться в налоговом учете). Так, суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за задержку заработной платы, не признаются расходами в налоговом учете (Письмо Минфина РФ от 31.10.2011 г. №03-03-06/2/164), в то время как подлежат включению в расчет среднего заработка для начисления отпускных.
ООО «Лютик» создает резерв на выплату отпускных по каждому работнику. В этом случае рассчитывается средняя заработная плата за последние 12 месяцев (с учетом премий, индексаций, надбавок и т.д.) по каждому работнику и на ее основе ежемесячно рассчитывается «заработанная» сумма начисленных отпускных и страховых взносов:
В каких случаях заполняются графы 12 и 13 регистра? Если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных больше, чем размер признанного оценочного обязательства, то сумма превышения отражается напрямую по дебету затратных счетов с кредитом счетов 70,69 (п. 21 ПБУ 8/2010, Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 г. №07-04-18/01). Как было отмечено в начале статьи, в налоговом учете в течение года не уточняется сумма резерва на выплату отпускных (Письма Минфина РФ от 11.01.2013 г. №03-03-06/1/4, МНС РФ от 18.08.2004 г. №02-5-11/142@).