Формы актов при текущем ремонте
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Формы актов при текущем ремонте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В целом такой документ, как дефектная ведомость, не имеет единого утвержденного образца, поэтому бланки дефектовки (как ее еще называют) всегда разрабатываются самостоятельно. Как правило, в организации изначально утверждаются определенные единые формы, которые впоследствии и применяются в разных случаях.
Образец составления дефектной ведомости
- Вверху слева или справа (это значения не имеет) отводится несколько строк под утверждение руководителем предприятия. Сюда вписываются:
- его должность (директор, генеральный директор),
- фамилия, имя, отчество,
- полное название компании.
- Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту, ниже – населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма, и дата составления ведомости.
- Далее идет основная часть. Она формируется в виде таблицы,
- в первый столбик которой вносится порядковый номер,
- во второй – дефекты и повреждения, обнаруженные в ходе обследования,
- в третий – требуемые меры по их устранению,
- в четвертый – сроки, в которые повреждения должны быть исправлены.
- В завершение документ подписывают члены комиссии, участвовавшие в осмотре оборудования, устройства или товарно-материальной ценности, с указанием их должностей и расшифровкой автографов.
Примеры дефектных ведомостей
Нередко основанием для составления дефектной ведомости являются случаи, когда при строительстве подземных инженерных коммуникаций на стадии разработки грунта согласно проектным данным происходит пересечение других подземных коммуникаций, проложенных ранее. Такое явление особенно часто происходит в густо застроенной части города. Связано это с тем, что в составе проекта точное местоположение ранее проложенных сетей отразить достаточно проблематично. И при разработке траншеи для прокладки новых инженерных коммуникаций могут быть выявлены дефекты существующих сетей. Очевидно, что подобные дефекты необходимо устранять незамедлительно. В данном случае составляется дефектная ведомость, бланк которой будет содержать все виды работ по ремонту поврежденного участка или участков. Скачать бланк дефектной ведомости на данный вид работ можно на специализированных сайтах, предоставляющих доступ к множеству образцов дефектной ведомости в строительстве.
По тому же принципу можно скачать бланк дефектной ведомости на другие виды работ. Например, образец дефектной ведомости на ремонт кровли. Не касаясь частностей, стоит отметить, что наиболее частым видом строительства, при котором возникает регулярная необходимость составления дефектной ведомости в строительстве — это ремонтно-строительные работы, включающие в себя как капитальный ремонт, так и ремонт отдельных частей объекта. Хотя не стоит упускать и тот факт, что формы дефектной ведомости также могут потребоваться и при производстве работ при новом строительстве, а также при реконструкции объектов.
Как отмечалось выше, ГОСТ ведомости дефектов на сегодняшний день отсутствует, поэтому нужно составлять данный вид ведомостей, основываясь на методических указаниях и регламентирующих документах в каждой конкретной области строительства. Таким образом, при возникновении необходимости составить дефектную ведомость на ремонт крыши или ремонт других объектов капитального ремонта жилых зданий можно обратиться к МДС 13-1.99 или прочим подобным документам. Для наиболее полного понимания сути вопроса также следует изучить образцы ведомости дефектации на данные типы работ.
Нередко при производстве электромонтажных работ также требуется дефектная ведомость электрооборудования. При ремонте линии электропередач может возникнуть потребность в замене нескольких элементов электрической сети, в создании дополнительного контура заземления, в изоляции отдельных участков кабельных лини и в прочих работах. Образцы дефектной ведомости оборудования, как правило, содержат в себе не только перечисленные выше графы, но также и данные об оборудовании, его характеристики, марку, вес и т.п. Дефектная ведомость оборудования в равной мере может включать в себя и сопутствующие работы или работы по погрузке и перевозке оборудования.
Вместе с тем при ремонте электросети в жилых домах или в производственных помещениях может возникнуть потребность в дефектной ведомости по электрике. Как можно заметить, на рисунке 2 приведен образец дефектной ведомости по электрике внутри помещений. В составе данной дефектной ведомости приведены объемы только для наилучшего понимания данной темы, в связи с чем объемы и работы носят лишь демонстрационный характер.
Итак, на основании выявленных дефектов при строительстве объекта составлена дефектная ведомость, учитывающая, как показано на рисунке 2, демонтаж кабеля, демонтаж выключателей и розеток и смену люминесцентных ламп. На основании данной дефектной ведомости специалисту сметного отдела необходимо будет предоставить образец дефектной сметы на ремонт помещения, а именно на ремонт электропроводки помещений. Необходимо заметить, что дефектная смета так называется, потому что составлена на основании дефектной ведомости, в остальном расценки на составление дефектной ведомости и расценки на другие виды работ идентичны и применяются в сметных формах на основании баз сметных нормативов ФЕР и ГЭСН. Это относится и к обоснованию нормативов сметы на ремонт по дефектной ведомости и на других видах строительства, не только смет по дефектным актам на текущий ремонт зданий и помещений.
Общие правила их составления
Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:
- В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
- собственно наименование;
- дата составления;
- полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
- название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
- лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.
- Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
- Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
- Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
- Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
- Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.
Процедура документирования дефектов
В случае компаний с небольшим штатом часто не возникает особой необходимости разработки, прописывания и утверждения процедуры проверки оборудования и составления дефектной ведомости, поскольку подобные ситуации возникают достаточно редко.
Однако в случае крупных фирм мониторинг качества оборудования производится только по заранее составленному и утвержденному регламенту. В общем виде порядок следующий:
- О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
- В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
- Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не следует путать процедуру проверки с использованием дефектной ведомости с технической экспертизой. Плановый контроль качества – это, как правило, только визуальный осмотр внешних поверхностей, механизмов, соединений деталей. В то же время экспертиза предполагает более глубокий анализ механизма с использованием специального оборудования для проверки.
Правила оформления документа
Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.
Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2021 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.
После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.
Дефектная ведомость на ремонт автомобиля
Кем составляется
Автомобиль, подлежащий ремонту или модернизации, должен быть осмотрен специалистом для констатации и определения дефектов, подлежащих устранению. Документ, в котором будет зафиксирован факт и результаты осмотра и представляет собой дефектную ведомость.
Составить этот акт в компании, которая будет ремонтировать или модернизировать транспортное средство, уполномочено специальное лицо, имеющее приемлемую для этой цели квалификацию. Он заверяет «дефектовку» своей подписью, тем самым фиксируя свою ответственность перед собственным начальством, владельцем авто а также налоговой инспекцией.
Когда составляется
Составление дефектной ведомости может быть вызвано одним из следующих поводов:
- хозяйственный – необходимость зафиксировать дефекты и спланировать необходимые действия для ремонта (модернизации) и профилактики;
- налоговый – на основании ведомости просчитывается эффективность инвестиций в ремонт и списание соответствующих расходов, что жестко контролируется налоговыми органами;
- уточняющий – данный документ является определяющим при установлении типа необходимых работ (ремонт, модернизация, усовершенствование, восстановление), а значит, их ценовой категории.
На что обратить внимание при составлении ведомости
Поскольку «дефектовка» является важным документом, имеющим значение для контролирующих органов и для юристов в случае возникновения споров, ее составлению нужно уделить особое внимание.
- Марка автомобиля, названия деталей, наименование ремонтной организации должны быть приведены без сокращений.
- Ведомость должна сопровождаться приложениями – документами на приобретение деталей, выполнение отдельных видов работ подрядчиками и т.п.
- Документ должен быть обязательно заверен подписью ответственного лица, а также руководителя или бухгалтера. Обязательна подпись владельца авто об ознакомлении.
- Исправления и ошибки не допускаются.
- Документ должен иметь номер, который регистрируется в реестре «первички».
- Заполнять ведомость следует от руки черной или синей пастой.
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Автодоктор» /А.П.Самосвалов/ Самосвалов А.П. 18.05.2017 г.
Дефектная ведомость № 12/16 по ремонту транспортного средства
Автобус, марка ТС КАВЗ 5683-22, госномер с 098 МК 78
Владелец: ООО «Лестрид»
с 16 по 17 мая 2021 года
№ п\п | Дата | Причина дефекта | Наименование работ | Ед.изм. | Кол-во |
1. | 16.05 | Кольцо поршневое (ISBe) – износ наружной поверхности | К ремонту непригодно, замена | Шт. | 4 |
2. | 16.05 | Палец поршневой – износ посадочных мест | К ремонту непригоден, замена | Шт. | 4 |
3. | 17.05 | Вкладыш коренной (ISBe) – износ подшипника скольжения | К ремонту непригоден, замена | Шт. | 10 |
Приведем образец описания дефектов на замену сантехники для учреждения.
№ п/п | Наименование работ | Единица измерения | Количество |
---|---|---|---|
1 | Снятие кранов водоразборных или туалетных | 100 шт. арматуры | 0,01 |
2 | Демонтаж умывальников и раковин | 100 приборов | 0,01 |
3 | Установка умывальников одиночных с подводкой холодной воды | 10 компл. | 0,1 |
4 | Раковина с пьедесталом | шт. | 1 |
5 | Сифон гофрированный | шт. | 1 |
6 | Кран для раковины | шт. | 1 |
7 | Прокладка трубопроводов водоснабжения из напорных полиэтиленовых труб наружным диаметром 20 мм | 100 м | 0,06 |
8 | Трубы полиэтиленовые ПЭ63, SDR11, диаметр 20 мм | м | 6 |
9 | Фасонные и соединительные части к пвх-трубопроводам Ду 20 мм | шт. | 4 |
10 | Прокладка трубопроводов канализации из полиэтиленовых труб высокой плотности диаметром 50 мм | 100 м | 0,015 |
11 | Трубы полиэтиленовые ПЭ63, SDR11, диаметр 50 мм | м | 1,5 |
12 | Фасонные и соединительные части к пвх-трубопроводам Ду 50 мм | шт. | 2 |
Дефектная ведомость на ремонт автомобиля
Кем составляется
Автомобиль, подлежащий ремонту или модернизации, должен быть осмотрен специалистом для констатации и определения дефектов, подлежащих устранению. Документ, в котором будет зафиксирован факт и результаты осмотра и представляет собой дефектную ведомость.
Составить этот акт в компании, которая будет ремонтировать или модернизировать транспортное средство, уполномочено специальное лицо, имеющее приемлемую для этой цели квалификацию. Он заверяет «дефектовку» своей подписью, тем самым фиксируя свою ответственность перед собственным начальством, владельцем авто а также налоговой инспекцией.
Когда составляется
Составление дефектной ведомости может быть вызвано одним из следующих поводов:
На что обратить внимание при составлении ведомости
Поскольку «дефектовка» является важным документом, имеющим значение для контролирующих органов и для юристов в случае возникновения споров, ее составлению нужно уделить особое внимание.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Автодоктор»
/А.П.Самосвалов/ Самосвалов А.П.
18.05.2017 г.
Дефектная ведомость № 12/16
по ремонту транспортного средства
Автобус, марка ТС КАВЗ 5683-22, госномер с 098 МК 78
Владелец: ООО «Лестрид»
с 16 по 17 мая 2017 года
№ п\п | Дата | Причина дефекта | Наименование работ | Ед.изм. | Кол-во |
1. | 16.05 | Кольцо поршневое (ISBe) – износ наружной поверхности | К ремонту непригодно, замена | Шт. | 4 |
2. | 16.05 | Палец поршневой – износ посадочных мест | К ремонту непригоден, замена | Шт. | 4 |
3. | 17.05 | Вкладыш коренной (ISBe) – износ подшипника скольжения | К ремонту непригоден, замена | Шт. | 10 |
Для чего в дефектной ведомости (дефектном акте) отражать информацию о причинах дефектов
Причины дефектов могут быть самые разные. В зависимости от причин расходы на устранение дефектов или расходы на списание объектов должны быть покрыты из разных источников:
— естественный износ – за счет текущих расходов;
— стихийные бедствия – за счет чрезвычайных расходов или за счет лиц, ответственных за сохранность объектов, в том числе и при чрезвычайных обстоятельствах;
— заводской брак – за счет продавца или производителя;
— нарушение правил эксплуатации – за счет лиц, ответственных за эксплуатацию, при условии, что до них были доведены правила эксплуатации, иначе за счет руководителя учреждения;
— нарушение правил хранения – за счет лиц, ответственных за хранение, при условии, что до них были доведены правила хранения, иначе за счет руководителя учреждения;
— преднамеренные или неосторожные действия – за счет виновных лиц, если они будут выявлены и вина будет доказана.
По любому случаю, когда возникла необходимость ремонта или списания объектов, необходимо выявить причину. Если причину не отразить в дефектной ведомости (акте), причину все равно надо будет где-то отражать. Если причину не выявить и не зафиксировать в документах, при проверке может быть поставлено под сомнение решение учреждения отнести ремонт, списание на текущие расходы.
Правила составления дефектной ведомости
В настоящий момент не существует единого унифицированного бланка рассматриваемого документа, который обязательно должен использоваться компаниями в практической деятельности. Образец дефектной ведомости должен храниться в каждом отделе. Подразумевается, что в компаниях должны самостоятельно разрабатывать шаблон ведомости, куда будут включаться такие необходимые сведения:
- наименование предприятия;
- номер и дата формирования ведомости;
- все параметры, характерные для повреждённого объекта.
К указанным параметрам, в частности, относится название объекта, которое должно соответствовать записи на балансе предприятия, обнаруженные дефекты с отметкой о причине поломки. Указание причины повреждения относится к обязанностям субъекта, обслуживающего объект. Также в ведомости необходимо отразить способы устранения неполадки, что относится к компетенции работника ремонтного отдела. Рекомендуется оформлять параметры объекта в форме таблицы.
В случае необходимости, в ведомости требуется отметить ссылки на сторонние материалы, например, фото поломки, базовые реквизиты дефектного акта и проч.
Неточности, отмеченные в дефектной ведомости, правомерно исправлять, перечеркнув их, и сверху отметив верные данные. Такое исправление должно визироваться подписью ответственного субъекта с датой корректировки. Тем не менее, если это возможно, настоятельно рекомендуется составить новый документ без ошибок.
Так, рассматриваемая бумага может оформляться на стандартном листе А4, либо на фирменном бланке. Также не имеет значения – оформляется документ от руки, либо же на компьютере. Ведомость уместно формировать в нескольких экземплярах – сообразно количеству заинтересованных лиц. Все оригиналы документа должны быть визированы всеми членами комиссии, а также управленцем.
При этом дефектная ведомость может не содержать печать, так как данная необходимость была отменена еще в 2016г. Тем не менее, если в своей повседневной деятельности предприятия используют штамп, его также необходимо проставить.
После того, как срок действия ведомости завершится, она должна передаваться в архив компании, где будет храниться в соответствии с законодательством или локальными нормативами.
Пошаговая инструкция создания дефектной ведомости:
- В верхнем левом или правом углу в нескольких строках указывается общая информация о директоре компании. Следует отметить его должность, ФИО, а также название предприятия.
- Посередине листа прописывается наименование формируемой бумаги, указывается ее регистрационный номер в соответствии с внутренним документооборотом, а также фиксируется город, где ведомость была составлена.
- Затем идет основная часть документа. Именно в данном блоке должна раскрываться информация о поврежденном объекте. Рекомендуется составить таблицу. В первый столбец, как правило, вносят порядковый номер, во второй – выявленные дефекты, в третий – способы их устранения, а в четвертом – конкретизируются сроки, когда неполадки должны быть устранены.
- В завершение дефектная ведомость (каждый из ее оригинальных экземпляров) должен быть подписан всеми участниками процедуры.
Образцы разных видов дефектных ведомостей 2021 г.
Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:
- На ремонт помещения (или всего здания).
- На ремонт кровли.
- На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
- На ремонт системы отопления.
- На списание запчастей.
В общем виде образец содержит следующие пункты:
- В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
- Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
- Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
- Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
- Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.
Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.
Акт на списание запчастей: структура документа
Акт, исходя из требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, должен включать:
- сведения о предприятии (наименование, адрес);
- название документа, дату его составления, номер;
- сведения о структурном подразделении фирмы, которое списывает запчасти;
- сведения о структурном подразделении фирмы, которое получает запчасти (например, ремонтный цех);
- информацию о типах списываемых запчастей, об их номенклатурных номерах;
- данные о количестве и стоимости списываемых запчастей;
- сведения об используемых счетах для учета списания запчастей в порядке п. 93 Методических указаний № 119н.
Документ может подписываться:
- представителем подразделения, откуда списываются запчасти;
- сотрудником ремонтного цеха.
Также свою подпись, подтверждающую корректность составления акта, может поставить на документе главный бухгалтер организации.
Образцы разных видов дефектных ведомостей 2019 г.
Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:
- На ремонт помещения (или всего здания).
- На ремонт кровли.
- На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
- На ремонт системы отопления.
- На списание запчастей.
В общем виде образец содержит следующие пункты:
- В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
- Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
- Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
- Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
- Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.
Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.
Акт или ведомость: что оформить при списании?
В документах по бухгалтерскому учету нет четких указаний, в каких случаях для оформления списания материальных запасов нужно применять Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), а в каких – Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как же бухгалтеру сделать этот непростой выбор?
При решении вопроса о порядке списания материальных запасов важно не пускаться в крайности.
Нельзя списывать все материалы без разбора сразу при их выдаче из мест хранения.
Ведь никому не приходит в голову списывать с учета денежныесредства, выданные подотчетному лицу, без документов, подтверждающих произведенный расход.
Материальные запасы, выдаваемые ответственным лицам из мест хранения, по сути, эквивалент денежных средств – их еще только предстоит израсходовать на нужды учреждения и подтвердить этот факт должным образом.
Другая крайность – попытка чуть ли не в режиме реального времени отследить от склада до места конечного использования судьбу даже самых малоценных материалов путем оформления большого количества документов на очень незначительные суммы. В этом случае велик риск утонуть в море не имеющих особого значения бумаг и упустить из виду действительно важные вопросы.
Как же лучше организовать списание материальных запасов? Прежде всего, необходимо разделить всю номенклатуру материальных запасов, используемых в учреждении, на две большие группы: потребляемые и непотребляемые.
К потребляемым могут быть отнесены канцелярские принадлежности (бумага, тетради), продукты питания, горюче-смазочные материалы, электрические лампочки, клей, гвозди, швейная фурнитура.
В составе непотребляемых материальных запасов могут учитываться отдельные составные части компьютеров (клавиатуры, манипуляторы типа «мышь»), одежда и обувь, бензомоторные пилы, постельное белье и принадлежности и т. п.
Эффективно использовать ресурсы позволяет нормирование их расходования в учреждении. Данный инструмент может применяться в отношении как потребляемых, так и непотребляемых материальных запасов.
Нормы расхода запасов могут доводиться до учреждений учредителями или разрабатываться ими самостоятельно (с учетом показателей расходования ресурсов в учреждении в прошлые годы, требований по экономии материальных и денежных средств, в т. ч. нормативных, объема расходования материалов на аналогичные нужды в иных организациях, решающих сопоставимые задачи и т. п.).