Удаленная работа: на что обращать внимание в трудовом договоре
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удаленная работа: на что обращать внимание в трудовом договоре». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Можно перевести человека на удалёнку не имея его согласия
Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.
Есть и другие поводы для получения согласия на манипуляции с работником. Например, перенос или разделение отпуска на несколько частей, а также его преждевременный выход на работу из отпуска. Прежде чем что-то делать, работодатель был вынужден брать согласие своего сотрудника. Это же касалось удаленной работы. Но если в компании очень много рабочих мест, оформление согласия каждого сотрудника это длительный и хлопотный процесс, который отнимает неоправданно много времени и был не всегда эффективным.
Кадровая служба порой не справлялась с поднявшейся загрузкой и процедура затягивалась, что в условиях пандемии было опасно. Работников нужно было как можно быстрее отпустить домой и обеспечить им условия работы удаленно. Закон об удаленной работе с 1 января 2021 года заметно упростил процедуру и сделал её более эффективной.
Можно чередовать удалённую работу и офис
Закон о регулировании удаленной работы позволяет договориться с работодателем, как чередовать удаленный и офисный формат. Теперь сотруднику не обязательно постоянно находиться на рабочем месте. Можно несколько дней в неделе работать из дома. Главное, обсудить рассматриваемую перспективу с начальством, и прописать условия в трудовом договоре.
Ранее такая гибкость в трудовых отношениях не была предусмотрена законом. Но как только начался январь2021 года, нет необходимости выбирать, какой формат трудовых отношений вам ближе – офисный или удаленка. Их можно чередовать, работая так, как вам больше удобно.
Главное требование – чтобы работа была безопасной и специфика деятельности позволяла трудиться из дома. Многие должности не предусматривают удаленного формата, потому сотрудники вынуждены все свое рабочее время проводить на специализированном рабочем месте, оборудованном согласно требованиям безопасности.
Экстренный перевод на дистанционную работу
Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:
- имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
- госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.
Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.
При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:
- причину перевода;
- перечень переводимых сотрудников;
- срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
- правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
- правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
- иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.
Ресурсы, необходимые для работы
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.
Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.
В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.
С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как организовать взаимодействие с дистанционным работником
Взаимодействовать с дистанционным работником можно (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— путем обмена электронными документами;
— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;
— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).
При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— трудового договора;
— допсоглашения к нему;
— договора о матответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;
— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника можно уволить только по основаниям, определенным Трудовым кодексом РФ (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Среди прочего в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрены два специальных основания прекращения трудового договора с дистанционным работником:
1) в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — порядком взаимодействия работодателя и работника установлен более длительный срок взаимодействия. По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
2) работник изменил местность выполнения трудовой функции и это влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. По данному основанию можно прекратить трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Если работник ознакомлен с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора в электронной форме, ему необходимо направить его копию на бумажном носителе. Ее следует надлежащим образом оформить и послать по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником
Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:
- надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
- надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
- надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
- работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
- для дистанционного работника могут устанавливаться:
- режим труда, согласованный с работодателем;
- право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
- особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.
Взаимодействие с работодателем
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке
В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:
- заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
- их расторжении.
В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:
- коллективным договором;
- локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- трудовым договором,
- дополнительным соглашением к договору.
Понятие дистанционной работы
8 декабря 2020 г. президент РФ Путин В.В. подписал Закон РФ № 407-ФЗ. Этим правовым актом были внесены поправки в гл. 49.1 ТК РФ. Она законодательно устанавливает график взаимодействия нанимателя с сотрудниками на дистанционке.
Согласно Закону РФ № 407-ФЗ, такие юридические термины, как дистанционка, удаленка и выполнение должностных обязанностей на дистанционке, стали близкими по значению словами. Под дистанционной работой понимается выполнение установленных контрактом (трудовым договором) должностных обязанностей:
- вне того места, где расположена компания (организация) работодателя по своему юридическому адресу;
- вне филиала (представительства) организации;
- вне другого структурного подразделения компании, завода (включая находящиеся в другом регионе РФ);
- вне своего постоянного места работы, на котором ежедневно находится сотрудник. Под постоянным рабочим местом понимается офисный кабинет (место у станка на заводе).
Дистанционный трудовой договор по совместительству
Удаленный режим работы допустим и для совместителей.
Обратите внимание, что совместитель не сможет трудиться полный рабочий день, это нужно отразить в трудовом договоре на дистанционную работу.
Кроме того, необходимо среди обязанностей работника предусмотреть уведомление об отпуске у основного работодателя: работодатель по совместительству обязан предоставить отпуск в то же самое время
***
Итак, трудовой договор с дистанционным работником в 2021 году в общем следует правилам ТК РФ о стандартных трудовых договорах, но с рядом нюансов. Обусловленных работой вне контроля работодателя. Многие моменты ТК РФ требует или дозволяет переложить на плечи сотрудника: например, вопросы охраны труда, медицинского осмотра, оборудования для работы.
Распространенные ошибки при трудоустройстве на удаленную работу
|
Примеры типичных ошибок |
Пояснения к правильному принятию решения |
|
При переводе на удаленную работу кадровый отдел не завизировал заявление работника у нанимателя |
Заявление без подписи нанимателя будет считаться не рассмотренным;
подпись нанимателя (иного уполномоченного лица) на любом заявлении — неукоснительное требование законодательства; несогласованное заявление не имеет силы |
| Наниматель отказал в переводе на удаленную работу двум своим сотрудникам, мотивируя это тем, что у него уже имеется дистанционный работник, а остальные не могут так работать | Это ошибочное утверждение. Ограничений по числу дистанционных работников в одной организации не имеется (ТК РФ, ст. 312.1) |
|
Нарушение порядка перевода сотрудника на удаленный вариант работы: наниматель увольняет сотрудника с постоянного места, затем вновь принимает уже на удаленную работу |
Правильные действия: · увольнять работника при переводе не надо; · необходимо заключить с ним дополнительное соглашение согласно новым условиям, после чего издать приказ о переводе |
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Как уволится дистанционному работнику?
Особенности процедуры оговариваются в ст. 312.5 ТК РФ. Инициатива может исходить от работника. Наниматель вправе инициировать увольнение с учетом оснований, прописанных в трудовом договоре.
Работник увольняется стандартным порядком. Издается приказ. Наниматель обязан ознакомить с ним работника под роспись. Если приказ оформлялся и визировался уволенным в электронном виде, то наниматель должен в день прекращения действия договора отправить бывшему работнику оформленную бумажную копию приказа посредством почтового отделения.
Вопрос №2: Можно ли взять на удаленную работу иностранного гражданина (апатрида)?
Нет. Удаленный вариант работы за границей законодательством РФ не предусмотрен.
Физлицо, гражданин РФ, может проживать в одном российском городе и при этом работать удаленно в другом.
Но россиянин, гражданин иной страны, находясь, работая за пределами РФ не может быть принят на дистанционную работу в России.
Дополнительные соглашения к трудовому договору
Любые значительные изменения условий трудового контракта обязывают работодателя составить дополнительное соглашение и подписать обеими сторонами. В нем прописываются новые параметры работы. Гражданин вправе отказаться от его подписания.
Работодателю запрещается применять меры воздействия для заключения соглашения, значительно ухудшающего трудовую деятельность (к примеру, перевода на другую работу, увеличения объемов и обязанностей).
Если работник отказывается согласовать соглашение, работодатель обязан оставить условия прежними, если иное не установлено законом. Рассмотрим примеры, когда законом невозможно применять прежние условия.
- Сотруднику организации выдано медицинское заключение, согласно которому ему должна быть предложена другая работа в соответствии с состоянием здоровья. Организация обязана исполнить требования, а при отказе гражданина от подписания дополнительного соглашения о том, что его условия труда изменятся, – уволить по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК.
- Предприятие сменило место нахождения и предлагает своим наемным работникам подписать соглашение с указанием нового адреса работы. Отказ повлечет за собой расторжение трудового договора по основаниям п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК.
Новый порядок перевода работников на дистанционную работу
Согласно действующей до 1 января 2021 года редакции Трудового кодекса, для перевода на дистанционную работу необходимо заключить с работником трудовой договор или дополнительное соглашение. Новая редакция ТК предусматривает возможность перевода сотрудника на временную дистанционную работу без его согласия, на основании локального нормативного акта, правда, в исключительных случаях. В обычных условиях по-прежнему потребуется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Весенний локдаун стал кошмаром для кадровых служб: распоряжение о переводе штата на удаленную работу поступило, но оформить его документально оказалось архисложно. С одной стороны, требовалась личные подписи сотрудников, подтверждающие их согласие работать удаленно, с другой стороны, те же самые сотрудники физически не могли покинуть дом, чтобы добраться до офиса и подписать бумаги.
Новый ФЗ существенно упрощает ситуацию: в случае форс-мажорных обстоятельств, несущих угрозу жизни населения или его части, временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть осуществлен без согласия работников. Достаточно уведомления по любому средству связи и ознакомления с локальным нормативным актом «способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта».